Het UBO-register gaat open

We hebben er even op moeten wachten maar hij komt er dan nu toch; het UBO register. Met ingang van 27 september moeten veel organisaties hun UBO inschrijven in het Handelsregister. UBO is, in het kort, iedere natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een organisatie. In een eerdere blog maakte Harm Jan Tulp in meer detail duidelijk wanneer je UBO bent. Hierna gaan we dieper in op wat deze registratieverplichting voor u inhoudt.

De reden voor de verplichting tot het vastleggen van UBO’s is te vinden in Europese regelgeving. Het doel van het UBO-register is te voorkomen dat het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering wordt gebruikt. Op deze wijze wordt transparant met wie je zaken doet en wie daadwerkelijk aan de touwtjes trekt bij een bedrijf.

Iedere EU-Lidstaat moet een eigen UBO-register bijhouden. Deze Lid-Staatregisters worden vervolgens weer onderling aan elkaar gekoppeld. Voor Nederland ligt het beheer van het UBO-register bij de Kamer van Koophandel (de “KvK”).

De registratie verloopt straks als volgt: de KvK zal een brief sturen aan alle organisaties die verplicht zijn hun UBO’s te laten registeren. Bestaande rechtspersonen krijgen met ingang van 27 september 2020 18 maanden de tijd om hun UBO’s te registeren. De registratie dient dus uiterlijk voor 27 maart 2022 plaats te vinden. De registratie kan online, via een formulier met de post of via de notaris. Het inschrijven van een UBO kan online via www.kvk.nl. Voor de registratie van een UBO worden geen kosten in rekening gebracht. De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt bij degene aan wie de onderneming toebehoort.

Start u een nieuwe organisatie? Dan schrijft u de UBO(’s) in wanneer u zich aanmeldt bij het handelsregister voor de registratie van uw nieuwe onderneming. U kunt dus geen gebruik maken van de online registratie. Als startende organisatie betaalt u standaard eenmalig een inschrijfvergoeding om de organisatie in te schrijven bij het handelsregister, de inschrijving van de UBO’s zelf is kosteloos.

Voor wie is deze informatie inzichtelijk? Iedereen kan bij de KvK tegen vergoeding van EUR 2,50 beperkte UBO-gegevens inzien. Dat zijn:
- De voor- en achternaam;
- De geboortemaand en –jaar;
- De nationaliteit;
- Het land van verblijf; en
- De aard en de omvang van het economisch belang wat de UBO heeft.

Niet alle gegevens van de UBO zijn dus openbaar. Niet openbaar inzichtelijk zijn het adres, de geboortedag, -plaats en -land, BSN of fiscaal nummer en documenten die de UBO-status onderbouwen (denk aan notariële akten). Deze gegevens zijn enkel inzichtelijk voor bevoegde autoriteiten (zoals het OM). Die kunnen de gegevens gebruiken om onderzoek te doen naar verdachte geldstromen die weer kunnen wijzen op witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Omdat organisaties verplicht zijn hun UBO’s te registeren bij de KvK, zijn UBO’s weer verplicht om hun medewerking te verlenen aan een informatieverzoek. Het niet-naleven van de nieuwe regels kan zowel de organisatie als de UBO duur komen te staan. Het kan leiden tot een dwangsom, boete en in het uiterste geval zelfs tot een celstraf. Iets wat u uiteraard wilt voorkomen.

Wilt u meer informatie over de gevolgen van deze wet voor u en uw onderneming? Wij helpen u graag. Ook voor vragen over de identificatie, registratie of wijziging van de UBO’s kunt u contact opnemen met Sarah de Recht of Harm Jan Tulp.