Wezenlijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure

Het komt regelmatig voor dat een te gunnen opdracht tijdens de aanbestedingsprocedure wordt gewijzigd. Denk bijvoorbeeld aan een ontwerp van een bouwproject dat toch anders moet of een te lage inschatting van arbeidsuren. Dit kan op initiatief van de aanbestedende dienst, maar ook naar aanleiding van een inlichtingenronde waarin inschrijvers vragen kunnen stellen over de inhoud van de aanbestedingsdocumenten.

In deze blog staan we stil bij de vraag wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging en hoe daarmee moet worden omgegaan tijdens de aanbestedingsprocedure.

Tijdens de aanbestedingsprocedure worden de inschrijvers in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen over de aanbestedingsstukken. De vragen en antwoorden daarop door de aanbestedende dienst worden in de Nota van Inlichtingen gepubliceerd. Als er een wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure plaatsvindt, dan is dit meestal het gevolg van de vragen en/of opmerkingen die tijdens deze inlichtingenronde aan bod komen.

Een dergelijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure hoeft niet “wezenlijk” te zijn, maar kan ook slechts een verduidelijking zijn. Let ook dan goed op wat de gevolgen van deze verduidelijking zijn. Dit kan namelijk alsnog tot gevolg hebben dat inschrijvers in de gelegenheid moeten worden gesteld om hun inschrijving aan te passen naar aanleiding van de verduidelijking.

De Aanbestedingswet bevat kaders waarbinnen een opdracht gewijzigd mag worden nádat deze is gegund. Over wezenlijke wijzigingen tijdens de aanbestedingsprocedure is in de wet niets geregeld. In de rechtspraak is echter bepaald dat voor die situatie dezelfde kaders gelden als voor een wijziging na gunning.

Als tijdens een aanbestedingsprocedure een wijziging wordt doorgevoerd dat de oorspronkelijke opdracht aanzienlijk verandert, spreken we van een wezenlijke wijziging. Zo’n wijziging kan zien op de opdracht zelf, maar ook op de selectie- en gunningscriteria. Waar moet dan aan worden gedacht?

Er is sprake van een wezenlijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure, als:

• daardoor de kring van potentiële gegadigden of potentiële inschrijvers verandert;
• de wijziging invloed heeft op de gunningsbeslissing en zou hebben geleid tot de keuze voor een offerte van een andere inschrijver;
• het economisch evenwicht van de opdracht ten gunste van de opdrachtnemer verandert op een wijze die niet is voorzien in de oorspronkelijke opdracht;
• het leidt tot een aanzienlijk verruiming van het toepassingsgebied van de opdracht; of
• een nieuwe opdrachtnemer in de plaats komt van de oorspronkelijke opdrachtnemer, terwijl niet is voldaan aan de voorwaarden voor vervanging.

Een wezenlijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure kan invloed hebben op de gedane inschrijvingen en daarmee de concurrentie beïnvloeden. Het is als het veranderen van de spelregels midden in een wedstrijd. Het is belangrijk dat de aanbestedende dienst transparant is over deze veranderingen, zodat alle gegadigden of inschrijvers eerlijke kansen hebben om zich aan te passen aan de nieuwe situatie.

Is er sprake van een wezenlijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure, dan heeft de aanbestedende dienst (afhankelijk van de wijziging) twee opties:

1. 1. aan de inschrijvers een nieuwe termijn bieden om de inschrijving op de wijziging(en) aan te passen; of
   2. de lopende aanbestedingsprocedure intrekken en de gewijzigde opdracht aanbesteden.

Als een inschrijver wordt geconfronteerd met een wezenlijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure, doet hij er goed aan dit tijdig bij de aanbestedende dienst aan te kaarten. Doet hij dit te laat, dan kan hem namelijk worden verweten dat hij “stilzwijgend” heeft ingestemd met de wijziging, omdat hij niet eerder actie heeft ondernomen.

Doet de aanbestedende dienst niets met de opmerking van de inschrijver, dan moet er (formeel) bezwaar worden gemaakt. Leidt dit niet tot een gewenst resultaat, dan kan de inschrijver zijn bezwaren in een kortgedingprocedure aan de voorzieningenrechter voorleggen.

Heeft u vragen over de wezenlijke wijziging tijdens de aanbestedingsprocedure of andere aspecten van een aanbestedingsprocedure? Neem gerust contact op met één van onze specialisten aanbestedingsrecht: Ruth Pruim, Marjolein Moorman of Maarten Hemmes.