Gemeenschappelijke kosten van een VvE

Eerlijk zullen we alles (ver)delen of toch niet?

De gemeenschappelijke kosten van een VvE zijn vaak onderwerp van discussie tussen de VvE en de individuele eigenaren. Wij worden dan ook regelmatig door VvE’s gevraagd om hen te adviseren over de wijze waarop de gemeenschappelijke kosten van een VvE moeten worden verdeeld.

Hoewel de splitsingsakten (of -reglementen) in veel gevallen dwingend voorschrijven hoe de gemeenschappelijke kosten van een VvE moeten worden verdeeld, zien wij regelmatig dat VvE’s een eigen afwijkende verdeelsleutel hanteren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij appartementencomplexen die qua oppervlakte recentelijk zijn gewijzigd door een verbouwing of waarbij niet alle eigenaren gebruikmaken van een bepaalde faciliteit, zoals een lift. In die gevallen besluit de VvE namelijk vaak om de verdeelsleutel aan te passen aan de (nieuwe) feitelijke situatie, maar vergeet zij de splitsingsakte of het splitsingsreglement op dat punt te wijzigen.

Dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor de VvE, met name wanneer de VvE al jarenlang een afwijkende verdeelsleutel heeft gehanteerd. In deze blog leest u daarom hoe de gemeenschappelijke kosten van een VvE (in beginsel) moeten worden verdeeld en wat de gevolgen zijn indien de VvE hiervan afwijkt.

De wet bepaalt niet wat onder gemeenschappelijke kosten van een VvE dient te worden verstaan, zodat men daarvoor moet kijken naar de splitsingsakte of het splitsingsreglement. Hierin is veelal een opsomming gegeven van de kosten die door de gezamenlijke eigenaars moeten worden gedragen. Het gaat bijvoorbeeld om onderhouds,- en herstelkosten van gemeenschappelijke zaken, energiekosten, verzekeringspremies en juridische kosten.

Het uitgangspunt is dat alle eigenaren verplicht zijn om in gelijke verhoudingen – overeenkomstig hun aandeel in de gemeenschap – bij te dragen in deze gemeenschappelijke kosten van een VvE. Het aandeel wordt in beginsel bepaald door de individuele breukdelen (per appartement) af te zetten tegen het totale aantal breukdelen zoals opgenomen in de splitsingsakte.

Hiermee wordt getracht tot een ‘eerlijke’ kostenverdeling te komen: zo vertegenwoordigt een appartement met een grote(re) vloeroppervlakte veelal meer breukdelen dan een appartement met een kleine(re) vloeroppervlakte.

Het bestuur van de VvE zal vervolgens (jaarlijks) een begroting opstellen voor de gemeenschappelijke kosten, zodat daarmee de voorlopige servicekosten per eigenaar kunnen worden vastgesteld aan de hand van voornoemde verdeelsleutel. Na afloop van elk boekjaar stelt het bestuur een exploitatierekening op waarmee de definitieve servicekosten worden vastgesteld.

Er zijn vele situaties denkbaar waarin de verdeelsleutel niet aansluit bij de werkelijke situatie van de gemeenschappelijke kosten van een VvE en daardoor eigenlijk niet ‘eerlijk’ is. Denk bijvoorbeeld aan het geval waarin de onderhoudskosten van een lift – die niet door alle eigenaren wordt gebruikt – als gemeenschappelijke kosten van een VvE zijn gekwalificeerd en dus ook moeten worden betaald door eigenaren die hiervan geen gebruik maken.

Ondanks dat, kan de VvE in een dergelijk geval niet zomaar een andere verdeelsleutel voor de gemeenschappelijke kosten van een VvE hanteren. De wet bepaalt namelijk dat de splitsingsakte dwingend is voor wat betreft het verdelen van de gemeenschappelijke kosten van een VvE. De besluiten waarbij de VvE de individuele servicekosten vaststelt in afwijking van de verdeelsleutel die in de splitsingsakte is opgenomen, zijn daarom van rechtswege nietig. Een dergelijk besluit is immers in strijd met de splitsingsakte. In sommige gevallen bepaalt de splitsingsakte echter dat de VvE bevoegd is om een afwijkende verdeelsleutel te hanteren, maar dan dient dit wel te worden vastgelegd in het splitsingsreglement.

Een nietig besluit wordt geacht nooit te hebben bestaan en dat betekent dat de servicekosten (mogelijk zelfs tot vele jaren terug) opnieuw moeten worden vastgesteld aan de hand van de juiste verdeelsleutel. Dit heeft zeer waarschijnlijk tot gevolg dat bepaalde eigenaren (mogelijk al jarenlang) te veel hebben betaald en andere juist te weinig. De VvE is in dat geval verplicht om de ene eigenaar terug te betalen en van de andere juist bijbetaling te vorderen, hetgeen tot problemen kan leiden in geval het appartementsrecht is overgedragen aan een derde of indien de desbetreffende eigenaar is overleden.

Kortom, bij het vaststellen van de servicekosten dient de VvE te allen tijde de verdeelsleutel uit de splitsingsakte of het splitsingsreglement te hanteren. Komt de VvE tot de conclusie dat deze verdeelsleutel niet goed aansluit bij de werkelijke situatie, dan dient de VvE (in beginsel) de splitsingsakte of het splitsingsreglement op dat punt te wijzigen om wederom tot een ‘eerlijke’ verdeling te komen en daaromtrent rechtmatige besluiten te kunnen nemen.

Bent u benieuwd of u als bestuur van een VvE de servicekosten op een correcte wijze heeft berekend of wordt u door een van de eigenaren aangesproken over de hoogte van de servicekosten? Of heeft u eventuele andere vragen over de gemeenschappelijke kosten van een VvE? Neem dan gerust contact op met Rick Hoiting of Frouke Douma.