De overbruggingsovereenkomst in het aanbestedingsrecht

In de complexe en dynamische praktijk van het aanbestedingsrecht kan het soms noodzakelijk zijn om tijdelijke maatregelen te treffen om de continuïteit van diensten of leveringen te waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een aanbestedingsprocedure vertraging oploopt of wordt gestaakt, terwijl de bestaande overeenkomst afloopt. Er is dan vaak te weinig tijd om een nieuwe (versnelde) aanbestedingsprocedure te organiseren. De vraag is dan hoe die tussenliggende periode moet worden opgevangen. In situaties als deze kan het sluiten van een (onderhandse) overbruggingsovereenkomst een uitkomst bieden. Maar mag dit zomaar?

In deze blog bespreken we de juridische kaders en (on)mogelijkheden van het sluiten van een overbruggingsovereenkomst in het aanbestedingsrecht.

Een overbruggingsovereenkomst is een tijdelijke overeenkomst die wordt gesloten om een periode te overbruggen tussen het einde van een bestaande overeenkomst en het begin van een nieuwe overeenkomst na een aanbestedingsprocedure. Het doel is om een naadloze overgang te garanderen en te voorkomen dat er een gat valt in de levering van essentiële diensten of goederen. Een dergelijk gat kan bijvoorbeeld ontstaan als aan de aanbestedingsprocedure gebreken kleven, waardoor de procedure vertraging oploopt.

Vaak zal de overbruggingsovereenkomst gesloten worden met de zittende leverancier, omdat een ‘verlenging’ in die zin vaak eenvoudig en zonder (vele) aanpassingen te organiseren is.

Als de geraamde waarde van een overbruggingsovereenkomst de toepasselijke drempelwaarde om onderhands te mogen gunnen overstijgt, dan moet de opdracht in principe worden aanbesteed. Hierop bestaat een uitzondering.

Als de aanbestedende dienst in tijdnood komt en het doorlopen nieuwe aanbestedingsprocedure niet kan worden afgewacht in verband met het eindigen van een bestaande overeenkomst, biedt artikel 2.32 lid 1 sub c van de Aanbestedingswet 2012 een mogelijke uitkomst. Op basis van dit artikel mag de aanbestedende dienst de “onderhandelingsprocedure zonder aankondiging” toepassen en de opdracht onderhands gunnen. Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden. Er moet sprake zijn van:

• Dwingende spoed, waardoor de termijnen van een reguliere (versnelde) aanbestedingsprocedure niet in acht kunnen worden genomen;
• Een voor de aanbestedende dienst onvoorziene gebeurtenis, die niet aan de aanbestedende dienst te wijten is; en
• De dwingende spoed situatie moet het gevolg zijn van de onvoorziene gebeurtenis (causaal verband).

Deze voorwaarden moeten volgens vaste rechtspraak restrictief worden uitgelegd. Het betreft daarmee echt een uitzondering, waarnaar niet te snel gegrepen mag worden. De aanbestedende dienst moet kunnen aantonen dat de overbruggingsovereenkomst noodzakelijk is om een tijdelijke lacune te overbruggen en dat deze niet gebruikt wordt om de aanbestedingsregels te omzeilen. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de eventuele mogelijkheid om de bestaande overeenkomst nog te verlengen.

Een overbruggingsovereenkomst kan een waardevol instrument zijn binnen het aanbestedingsrecht om de continuïteit van diensten of leveringen te waarborgen in afwachting van een (nieuwe) aanbestedingsprocedure. Het is echter van cruciaal belang dat deze overeenkomsten zorgvuldig worden voorbereid en uitgevoerd binnen de kaders van het aanbestedingsrecht.

Daarbij geldt als uitgangspunt dat de looptijd van de overbruggingsovereenkomst beperkt moet blijven tot de periode die strikt noodzakelijk is om een nieuwe aanbestedingsprocedure af te (kunnen) ronden. Daarnaast moet de omvang van de te sluiten overbruggingsovereenkomst in verhouding staan tot de duur van de overbrugging.

Onze specialisten adviseren u graag over de (on)mogelijkheden om een overbruggingsovereenkomst te sluiten. Neem gerust contact op voor meer informatie of kijk op onze aanbestedingsrecht pagina.