De belastingdienst op bezoek voor een boekenonderzoek of andere reden van bezoek. Wat nu?

Als ondernemer krijgt u met veel uitdagingen te maken. Naast het draaiende houden van uw bedrijf, het managen van uw personeel en het aantrekken van nieuwe klanten, bent u als ondernemer ook verplicht om een deugdelijke administratie te voeren en om tijdig belastingaangifte te doen. Iedere ondernemer krijgt op een gegeven moment te maken met een controle door de Belastingdienst of een boekenonderzoek.

Om inzage te krijgen in het bedrijf en de administratie, kan de Belastingdienst bijvoorbeeld ter plaatse komen en uw bedrijf bezoeken. De Belastingdienst kan ook een waarneming ter plaatse instellen, die eveneens op de bedrijfslocatie plaatsvindt. Om de gevoerde administratie en de ingediende belastingaangiften te controleren kan de Belastingdienst een boekenonderzoek instellen bij uw bedrijf. Een groot deel van het onderzoek vindt bovendien vaak op afstand (digitaal) plaats.

Heeft u een aankondiging van een bezoek of boekenonderzoek van de Belastingdienst ontvangen en weet u niet wat u te wachten staat, of heeft de Belastingdienst uw bedrijf bezocht zonder dat daar een vooraankondiging aan vooraf ging? Wat zijn uw rechten en plichten in deze situatie(s) en welke mogelijke gevolgen kan een boekenonderzoek van de Belastingdienst met zich meebrengen? In deze blog gaan we daar nader op in.  

Een belastingambtenaar kan in de eerste plaats een bedrijfsbezoek brengen op de locatie van uw bedrijf. In de regel krijgt u voorafgaand daaraan een schriftelijke aankondiging met de datum en reden van het bezoek. Een bedrijfsbezoek is minder vergaand dan bijvoorbeeld een boekenonderzoek. Een bedrijfsbezoek is bestemd om inzicht te verkrijgen in uw bedrijf, de bedrijfsvoering daarvan en de administratie. Hierbij wordt gekeken naar het soort onderneming dat gedreven wordt, het aantal personeelsleden dat er werkt en de wijze waarop er wordt geadministreerd. Tijdens een bedrijfsbezoek kan de belastingambtenaar tips of aanwijzingen geven over bijvoorbeeld de wijze waarop de administratie wordt gevoerd. Van een bedrijfsbezoek wordt een verslag opgemaakt door de belastingambtenaar. Dit verslag brengt geen (directe) gevolgen met zich mee, maar zal wel onderdeel gaan uitmaken van het (belasting)dossier van uw onderneming en kan mogelijk worden gebruikt bij een latere controle. Heeft u een kopie van het (concept)verslag ontvangen en bent u het hier niet mee eens? Reageer hier dan tijdig op, of vraag uw (fiscaal) advocaat om dit te doen.

Een waarneming ter plaatse vindt ook op de bedrijfslocatie plaats en gaat iets verder dan een bedrijfsbezoek, maar is minder verstrekkend dan een boekenonderzoek. Bij een waarneming ter plaatse wordt door de belastingambtenaar bijvoorbeeld gekeken naar welke prijzen en tarieven er worden gehanteerd, of alle omzet die er gedurende de dag wordt behaald daadwerkelijk wordt aangegeven, wat het assortiment is en hoeveel voorraden er zijn, wat de identiteit van de personeelsleden is en hoe de kasorganisatie en administratie is ingericht. Ook een waarneming ter plaatse kan vooraf schriftelijk worden aangekondigd. Dit is niet altijd het geval; soms is een waarneming niet effectief als de exacte datum vooraf is aangekondigd en komt de belastingambtenaar dus op een onverwacht moment op bezoek.

Een waarneming ter plaatse is een controlemiddel van de Belastingdienst. Zo kan de Belastingdienst bijvoorbeeld controleren of er personeel in dienst is waarvoor er geen loonheffingen afgedragen worden. Als blijkt dat opzettelijk of onopzettelijk niet aan bepaalde fiscale verplichtingen wordt voldaan, kan de belastingambtenaar u daarop wijzen, zodat u daar vervolgens zelf actie op kunt ondernemen. Van een waarneming ter plaatse wordt een rapport gemaakt. Dit rapport kan door de Belastingdienst worden gebruikt om uw belastingaangiften te controleren. Indien u het niet eens bent met de inhoud van het rapport is het dus zaak om daar tijdig op te (laten) reageren.

Op een later moment kan de Belastingdienst willen nagaan of de in het waarnemingsrapport opgenomen adviezen juist zijn toegepast. Hiertoe kan de Belastingdienst een boekenonderzoek instellen. Dit onderzoek kan echter ook spontaan worden ingesteld of naar aanleiding van een ander boekenonderzoek dat bij een derde-partij heeft plaatsgevonden.

De Belastingdienst stelt een boekenonderzoek in om te controleren of u aan al uw administratieve en fiscale verplichtingen voldoet. Met het boekenonderzoek wordt ook gecontroleerd of aangifte- en betalingsverplichtingen zijn nagekomen. Het doel van dit onderzoek is om vast te stellen of de formele belastingschuld overeenkomt met de materiële belastingschuld en of aan de fiscale wet- en regelgeving wordt voldaan.

Dit boekenonderzoek kan betrekking hebben op bepaalde onderdelen van de administratie of op de juistheid van aangiften omzetbelasting (btw) of inkomsten- of vennootschapsbelasting (IB of Vpb).

Het boekenonderzoek kan zich uitstrekken over een bepaald tijdvak, maar kan ook een bepaald onderdeel betreffen, zoals een belastingsoort, een specifieke belastingaangifte of onderdeel van de gevoerde administratie. In de praktijk wordt een boekenonderzoek vaak ingesteld voor de controle van de voldoening van de btw over een tijdvak van een aantal jaren of om de volledigheid van de afgedragen loonheffingen te controleren.

Regels voor de Belastingdienst:

• Bij een boekenonderzoek zal de medewerker zich van de Belastingdienst zich altijd vooraf legitimeren;
• Een boekenonderzoek zal plaatsvinden binnen de tijden waarin het bedrijf actief is (dit hoeft dus niet gelijk te zijn aan de openingstijden) en mag de bedrijfsactiviteiten zo min mogelijk verstoren;
• De Belastingdienst kan om inlichtingen en gegevens vragen die van belang zijn voor de heffing van belasting, maar mag geen fishing expedition houden, waarbij er om algemene informatie wordt verzocht zonder enige fiscale relevantie (zoals doorzoeking van (privé)telefoon of van afgesloten laden of kasten in het kantoor);
• De Belastingdienst is bovendien gehouden om zich aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur te houden, zoals het fair play-beginsel en het vertrouwensbeginsel. De Belastingdienst dient dus zorgvuldig te werk te gaan bij het uitoefenen van controlebevoegdheden en dient daarbij zonder vooringenomenheid te handelen.

Regels voor de ondernemer:

• Als ondernemer bent u verplicht om mee te werken aan de controle. U moet de belastingambtenaar dus toegang geven tot het gebouw of de gebouwen waarin uw onderneming wordt uitgeoefend;
• Als ondernemer heeft u een wettelijk inlichtingenplicht. U bent daarom verplicht om mee te werken aan de controle of het boekenonderzoek en u dient de gevraagde inlichtingen te verstrekken. Een beroep op het zwijgrecht kan alleen worden ingeroepen voor zover er om inlichtingen en gegevens wordt verzocht die betrekking hebben op het opleggen van een boete en dan uitsluitend met betrekking tot die boeteoplegging;
• Als ondernemer heeft u daarnaast een administratie- en bewaarplicht. Op basis hiervan kan de belastingambtenaar verzoeken om stukken te verstrekken uit uw administratie, die u verplicht bent om te geven. Dit kan bijvoorbeeld gaan om bonnetjes, bankafschriften, agenda’s of overeenkomsten, grootboekkaarten, loon-/voorraad- of verkoopadministraties of andere administratieve stukken.

De bevindingen van het boekenonderzoek worden vastgelegd in een (concept)controlerapport. Op dit rapport kan ook worden gereageerd. Indien de belastingambtenaar onjuistheden of onvolledigheden heeft geconstateerd kunnen navorderings- of naheffingsaanslagen worden vastgesteld en eventueel boetes worden opgelegd.

Als u het hier niet mee eens bent, kunt u tegen deze beschikkingen bezwaar maken. Wij helpen u daar graag bij. Neem contact op met een van onze fiscaal recht specialisten: Paul Kostwinder of Fardau Mol.