AVA en digitaal vergaderen?

De verspreiding van het coronavirus zorgt voor de nodige opschudding en ook het bedrijfsleven wordt geraakt door de maatregelen die de afgelopen tijd zijn afgekondigd. Zo zou het virus ook een impact hebben op de organisatie van de jaarlijkse algemene vergaderingen van aandeelhouders.

De wetgeving schrijft voor dat een AVA een fysieke aangelegenheid is waarbij aandeelhouders in persoon aanwezig moeten zijn en dus zitten ondernemingen met een lastig dilemma. Hoe ga je als onderneming bijvoorbeeld om met aandeelhouders die niet willen komen uit angst voor een besmetting alsmede het verbod op bijeenkomsten van meer dan 100 mensen?

Met het oog op het coronavirus kan de wens bestaan om het aantal personen dat fysiek bij de AVA aanwezig is te beperken. Door de inwerkingtreding van de Wet vereenvoudiging en flexibilisering B.V.-recht (”Wet Flex-B.V.”) is het nemen van een aandeelhoudersbesluit buiten vergadering voor alle B.V.’s mogelijk. Een vereiste voor een geldige besluitvorming buiten vergadering is dat alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met deze wijze van besluitvorming. Deze instemming kan ook elektronisch geschieden. Het besluit buiten vergadering zelf kan dan ook met een volstrekte of gekwalificeerde meerderheid worden genomen. Mochten de statuten op dit punt additionele voorschriften bevatten, dan zullen die uiteraard ook moeten worden nageleefd.

Vanuit juridisch oogpunt is het dus mogelijk een AVA te laten plaatsvinden, ook als het aantal aanwezigen minimaal is.

Indien de feitelijke situatie omtrent corona verergert kan bovendien worden overwogen om via de zogeheten 'hybride' aandeelhoudersvergadering digitaal te laten stemmen. Bij een hybride AVA vindt er weliswaar een fysieke AVA plaats, maar hebben aandeelhouders de keuze om ofwel fysiek aanwezig te zijn ofwel om op afstand live deel te nemen aan de AVA. Dit kan onder andere mogelijk gemaakt worden door audio- en/of webcasts, (video)conference calls, Skype of Facetime.

Niet elke onderneming kan een hybride AVA houden: vereiste hiervoor is dat de statuten van de onderneming in de mogelijkheid tot deelname van aandeelhouders aan de AVA door middel van elektronisch communicatiemiddel voorzien. Bovendien schrijft de wet voor dat de onderneming uiterlijk in de oproeping voor de AVA dient te vermelden of aandeelhouders de keuze hebben om de AVA fysiek of digitaal bij te wonen met een verwijzing naar de van toepassing zijnde procedures en voorwaarden. Ondernemingen die hun AVA reeds hebben uitgeschreven en nu alsnog overwegen om het op afstand elektronisch stemmen mogelijk te maken, dienen zich bewust te zijn dat besluiten genomen in die AVA, als gevolg van het ontbreken van dit element in de oproeping, mogelijk vernietigbaar zijn.

Als onderneming zou u een afweging moeten maken of, en zo ja welke voorbereidingen, u met het oog op het coronavirus wenst te treffen bij de organisatie van de AVA. Wij bespreken graag met u de (on)mogelijkheden ter zake. Neem contact op met Martin Ueffing.