Whatsappen op de werkvloer: hoe u dit mag controleren?

Even een whatsappje sturen naar de kinderen of nog snel een etentje plannen met vrienden via Facebook Messenger. Whatsappen op de werkvloer, iedereen doet het.

Dit digitaal communiceren op het werk kan door werkgevers ervaren worden als een grote ergernis. Het werk blijft immers liggen. Bovendien kan het zo zijn dat de werknemer wellicht bezig is met onoorbare praktijken. Het zou handig zijn als de werkgever de communicatie van zijn werknemers dan zou kunnen controleren. Mag dit zomaar en welke voorwaarden zijn hieraan verbonden?

Werkgever en werknemer moeten zich over en weer als goed werkgever en goed werknemer gedragen.

De werkgever moet daarbij ook de grondrechten van de werknemer respecteren en beschermen, in het bijzonder het sociale privéleven van de werknemer. In een recent arrest heeft het Europees Hof voor de Rechten van de Mens uitgemaakt dat de werkgever de communicatie van werknemers via instant messaging services zoals WhatsApp, Facebook Messenger, iMessage en Telegram mag monitoren, maar dat hier wel enkele voorwaarden aan zijn verbonden.

Om ervoor te zorgen dat het recht op privacy van de werknemer niet in het geding komt, moet de werkgever van tevoren aan de werknemer melden dan hij de communicatie van de werknemer via instant messaging services zal gaan monitoren.

Bovendien moet de werkgever melden wat hij gaat monitoren: alleen of de werknemer berichten stuurt tijdens werktijd of ook de inhoud van deze berichten. Beide manieren van monitoren zijn toegestaan, zo lang de werknemer van tevoren op de hoogte wordt gesteld.

De derde voorwaarde is dat de werkgever een legitieme reden moet hebben om de communicatie van de werknemer te controleren. Een legitieme reden is bijvoorbeeld dat de werkgever wil controleren of de werknemer zich niet te veel laat afleiden door alle berichtjes, waardoor er geen effectieve bedrijfsvoering meer mogelijk is.

Door de drie onderstaande voorwaarden na te leven, voorkomt u dat de privacy van uw werknemer geschonden wordt. U mag de communicatie van uw werknemer monitoren op het moment dat u:

1. De werknemer van tevoren meldt dat u zijn communicatie via Whatsapp en dergelijke gaat controleren;

2. Aan de werknemer uitlegt dat u alleen de stroom van communicatie of ook de inhoud gaat controleren;

3. Een legitieme reden heeft om de communicatie van uw werknemers te controleren, bijvoorbeeld effectieve bedrijfsvoering.

Heeft u vragen over het monitoren van werknemers of wilt u advies over hoe u dit juridisch verantwoord kunt regelen? Neem dan contact op met Tom Nicolai.