Wanneer kan ik mijn incassokosten verhalen op een consument?

Doet u moeite om een schuld bij een consument te verhalen, dan maakt u vaak kosten voor het incasseren daarvan. U wilt dat de debiteur (de consument) zijn schuld betaalt, maar u wilt aan de andere kant niet te veel kosten maken en deze kosten bovendien op de consument kunnen verhalen. Hoe doet u dit juridisch slim? In deze blog leest u hoe het zit met incassokosten.

Voor de toepassing van deze regeling is het van belang dat uw klant een consument is. Een consument is iemand die niet handelt in de uitoefening van een beroep (bijvoorbeeld advocaat) of een bedrijf (bijvoorbeeld een kledingwinkel).

Het is gebruikelijk om op een factuur een datum te vermelden waarop uw klant uiterlijk moet betalen. U zet bijvoorbeeld op de factuur: “factuur voldoen binnen 30 dagen na datering van deze factuur”. Betaalt uw klant niet vóór deze uiterste datum van betaling, dan is hij in verzuim. Vervolgens stuurt u een brief aan uw klant (vanaf dat moment uw debiteur) waarin u hem veertien dagen geeft om alsnog te betalen, de zogenaamde “veertiendagentermijn”. Na het verstrijken van die termijn kunt u gaan incasseren en een deel van de incassokosten op uw debiteur gaan verhalen.

De termijn van veertien dagen begint te lopen op de dag nadat uw debiteur de brief heeft ontvangen waarin u hem nog veertien dagen gunt om zijn schuld te voldoen. Met uitzondering van zon-, maan- en feestdagen, bezorgt PostNL 95% van de brieven een dag na verzending. Verstuurt u de brief op dinsdag 3 oktober, dan zal de debiteur de brief op woensdag 4 oktober ontvangen en begint de veertiendagentermijn dus op 5 oktober te lopen.

Het is belangrijk dat u in uw brief de termijn op de juiste manier vermeldt. Uw debiteur moet uit de brief kunnen afleiden dat hij vanaf de dag ná het moment van ontvangst veertien dagen heeft om zijn schuld alsnog te voldoen. Bovendien moet hij begrijpen dat in die periode de incassokosten niet gedeeltelijk op hem verhaald kunnen worden.

Een goede formulering is bijvoorbeeld: “Betaling binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”. Maar fout zou zijn: “Betaling binnen veertien dagen vanaf de dag dat deze brief is gedateerd”. In het laatste geval gunt u uw debiteur niet de gehele veertien dagen. Het duurt immers nog een dag voordat de brief bezorgd wordt.

U mag uw debiteur overigens wél een langere betalingstermijn gunnen.

Het is mogelijk dat uw debiteur tijdens de veertiendagentermijn slechts een gedeelte van zijn schuld betaalt. In dat geval is hij na het verstrijken van veertien dagen incassokosten verschuldigd over de nog resterende schuld.

Als u de onderstaande stappen correct doorloopt, kunt u (een gedeelte van) de incassokosten verhalen op uw debiteur:

• Stap 1: U zorgt ervoor dat u in uw factuur een uiterste datum van betaling opneemt.

Indien uw klant niet betaalt en de uiterste datum van betaling verstrijkt:

• Stap 2: U stuurt een brief, waarin u uw klant (nu uw debiteur) veertien dagen geeft om alsnog te betalen. Let hierbij op het juist formuleren van de veertiendagentermijn!

Indien uw debiteur alsnog niet betaalt:

• Stap 3: Veertien dagen na de dag dat uw debiteur de brief heeft ontvangen, gaat u incasseren en kunt u (een deel van) uw incassokosten verhalen. Let op: het duurt één dag voordat PostNL uw brief bezorgt en PostNL bezorgt niet op zon-, maan- of feestdagen!

NB: de veertiendagentermijn geldt niet indien uw debiteur handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf. In die situatie is hij direct na het verstrijken van de uiterste datum van betaling op de factuur incassokosten verschuldigd.

Wilt u er ook voor zorgen dat u uw schulden én incassokosten juridisch slim verhaalt? Neem dan contact op met Wouter Leerink. Hij zal voor uw specifieke geval de verschillende opties uitleggen en u adviseren bij het maken van de juiste keuze.