Vereenvoudigde vaststelling jaarrekening: risico's

Artikel 2:210 en 2:394 Burgerlijk Wetboek.

Kort gesteld moet de besloten vennootschap na afloop van het boekjaar een jaarrekening opmaken en al dan niet vastgesteld openbaar maken. De per 1 oktober 2012 in werking getreden wet inzake de Flex-BV brengt belangrijke aanvullingen op de bestaande regeling met zich mee.

Het bestuur van de vennootschap maakt na afloop van het boekjaar de jaarrekening op. Voor dit opmaken staat een termijn van vijf maanden, die op grond van bijzondere omstandigheden met ten hoogste zes maanden door de algemene vergadering kan worden verlengd. De opgemaakte jaarrekening wordt door de bestuurders ondertekend, alsmede door de commissarissen indien deze zijn aangesteld.

Nadat de jaarrekening is opgemaakt en ondertekend, vindt de vaststelling plaats. Met de invoering van de nieuwe regelgeving kan de vaststelling op twee manieren plaatsvinden. Enerzijds volgens de oude regeling door de algemene vergadering nadat de opgemaakte en ondertekende jaarrekening aan haar is aangeboden. Anderzijds doordat ondertekening van de opgemaakte jaarrekening reeds vaststelling met zich meebrengt. Dit laatste is nieuw en wordt “vereenvoudigde vaststelling” genoemd.

Indien de jaarrekening door de algemene vergadering wordt vastgesteld staat hiervoor een termijn van twee maanden. Vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering strekt niet tevens tot kwijting aan de bestuurders en commissarissen. Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen openbaar gemaakt worden.

Vereenvoudigde vaststelling van de jaarrekening kan plaatsvinden, indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn. In dat geval is de ondertekening van de opgestelde jaarrekening door de bestuurders onder voorwaarden voldoende. Die voorwaarden zijn:

• alle overige vergadergerechtigden moeten kennis hebben kunnen nemen van de jaarrekening en

• alle overige vergadergerechtigden hebben ingestemd met vereenvoudigde wijze van vaststelling.

Indien er geen overige vergadergerechtigden bestaan is de jaarrekening naar de letter van de wet door ondertekening van rechtswege vastgesteld. Ook bij de vereenvoudigde vaststelling geldt de termijn van acht dagen waarbinnen de jaarrekening openbaar gemaakt moet zijn. In tegenstelling tot vaststelling door de algemene vergadering brengt vereenvoudigde vaststelling wel kwijting met zich mee.

De nieuwe wijze van vaststellen heeft derhalve twee belangrijke consequenties ten aanzien van kwijting en bestuurdersaansprakelijkheid.

Nu de vereenvoudigde vaststelling kwijting aan bestuurders en eventueel commissarissen met zich meebrengt dient men alert te zijn bij ondertekening van de opgemaakte jaarrekening. Indien een bestuurder of commissaris geen kwijting wenst te verlenen, dan zal hij/zij de opgemaakte jaarrekening onder opgaaf van redenen ongetekend moeten laten.

Verder dienen bestuurders en commissarissen zich te realiseren dat als aan de gestelde voorwaarden is voldaan de jaarrekening door de ondertekening van rechtswege is vastgesteld. De termijn van acht dagen waarbinnen de jaarrekening openbaar gemaakt moet worden, begint derhalve onmiddellijk na ondertekening te lopen. Indien de jaarrekening niet binnen acht dagen openbaar is gemaakt, zijn de bestuurders in beginsel aansprakelijk voor onbehoorlijke taakvervulling in geval van faillissement.

Heeft u vragen over deze blog. Neem dan contact op met Paul Kostwinder.