De reikwijdte van het inzagerecht: ook een kerk moet open kaart spelen tegenover een kerklid

De privacywetgeving heeft gevolgen voor veel diverse organisaties. Dit bleek wel toen een  kerkgenootschap in een juridisch privacy geschil was verwikkeld met een van de kerkleden. Het Gerechtshof Den Haag heeft recent een arrest gewezen over de omvang van de verplichting om persoonsgegevens aan een kerklid (een vrouw) te verstrekken.

Het ging in die zaak over een geschil tussen het kerklid en de kerk. Het kerklid wilde documenten van de kerk inzien, omdat zij er zeer zeker van was dat binnen de kerk sprake was van smaad en laster ten aanzien van haar persoon. Het kerklid beriep zich op diverse bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Een belangrijke vraag die in deze zaak centraal stond, was of en welke gegevens de kerk aan het kerklid diende te verstrekken op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Op 25 mei 2018 trad de AVG in werking. Het moment van indiening van het verzoekschrift van het kerklid lag voor die datum. Een opmerkelijk detail in deze zaak was dat het gerechtshof concludeerde dat hij bij de beoordeling van deze kwestie zowel de bepalingen van de AVG als de Wbp tot uitgangspunt zou nemen.

Een belangrijk geschilpunt in deze zaak had betrekking op de omvang van het inzagerecht als bedoeld in artikel 15 AVG. In dit artikel is, voor zover hier relevant, bepaald:

“1. De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens (…)

2. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.
3. Het in lid 3 bedoelde recht om een kopie te verkrijgen, doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen.”

Heeft het inzagerecht betrekking op alle gegevens waarin de naam van het kerklid is vermeld? De kerk dacht van niet. Volgens de kerk heeft artikel 15 AVG geen betrekking op interne kerkelijk stukken, te weten interne notities/correspondentie die de persoonlijke gedachten van leden van de kerkenraad bevatten en uitsluitend zijn bedoeld voor persoonlijk gebruik.

Het gerechtshof oordeelde, onder verwijzing naar artikel 15 lid 3 AVG, dat de kerk inzicht in de persoonsgegevens van het kerklid dient te geven door het verstrekken van afschriften van de originele documenten. Over het verstrekken van “interne stukken” overwoog het gerechtshof:

“4.21 Noch in de Wbp, noch in de AVG is een specifieke uitzondering opgenomen voor het recht op inzage in “interne stukken”. Ook de onderhavige – geautomatiseerde en in het dossier [X] opgenomen – interne stukken vallen onder het toepassingsgebied van de Wbp en de AVG (vgl. art. 2 lid 1 Wpb en art. 2 lid 1 AVG, hiervoor onder rov. 4.8 geciteerd). [verweerster] heeft dus in beginsel ook recht op inzage in deze stukken. In zoverre faalt grief 5.

 4.22 Het vorenstaande brengt mee dat het hof – anders dan de rechtbank in rov. 4.7.4 van de bestreden beschikking heeft overwogen ten aanzien van de documenten [documentnummers] – van oordeel is dat het recht op inzage niet op voorhand zonder meer wordt geblokkeerd omdat in de desbetreffende documenten sprake zou (kunnen) zijn van vertrouwelijke (interne) correspondentie, stukken waarin persoonlijke gedachten en/of adviezen zijn verwoord die zijn opgesteld met het oog op intern overleg en beraad, dan wel interne besluitvorming. Grief 3 in incidenteel appel klaagt terecht dan ook over het oordeel van de rechtbank.”

 Met andere woorden: het kerklid heeft dus ook recht op inzage in de interne stukken omdat in de regelgeving geen uitzondering voor het verstrekken van interne stukken is opgenomen. Vanzelfsprekend wordt dit recht wel beperkt door het bepaalde in artikel 15 lid 4 AVG, waaruit volgt dat het recht om een afschrift van de persoonsgegevens te verkrijgen (ook als het gaat om interne stukken) geen afbreuk mag doen aan de rechten van derden.

De rechtsregel uit dit arrest heeft mijns inziens zowel gevolgen voor de “betrokkene” (in dit geval was dat het kerklid) als voor de “verwerkingsverantwoordelijke” (in dit geval was dat de kerk). Aan de ene kant kan de betrokkene in bepaalde gevallen met dit arrest in de hand ook de beschikking krijgen over interne documentatie. Aan de andere kant zal de verwerkingsverantwoordelijke extra goed moeten nagaan of het vastleggen van persoonsgegevens in interne documentatie daadwerkelijk nodig is. Vanuit de AVG-gedachte van minimale gegevensverwerking dient de verwerkingsverantwoordelijke dit naar mijn mening sowieso al te doen.

Heeft u naar aanleiding van dit blog vragen, neemt u dan gerust contact op met Hillie Lunter.