Privacy op de werkvloer: welke vormen van controle en monitoring mag u als werkgever toepassen?

Regelmatig krijgen wij vragen van werkgevers over privacy op de werkvloer, en wat zij wel en niet mogen controleren en/of monitoren. Hiervoor kunnen uiteenlopende redenen bestaan. Bij ziekte of een periode van vrijstelling van werkzaamheden kan bijvoorbeeld de behoefte bestaan om toegang te krijgen tot de zakelijke inbox van een werknemer. Daarnaast kan het wenselijk zijn om camera's te plaatsen wanneer u vermoedt dat een werknemer diefstal pleegt. De vraag is of dit mag en zo ja, onder welke voorwaarden en regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (''AVG'')? In deze blog gaan wij aan de hand van verschillende voorbeelden van controle en monitoring nader in op de privacy op de werkvloer.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang bij monitoring of controle op de werkvloer

Als het gaat over privacy op de werkvloer dan dient rekening te worden gehouden met de regels uit de AVG. De AVG bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens (gegevens herleidbaar tot een individu) alleen mag plaatsvinden als daar een wettelijke grondslag voor bestaat. In een eerdere blog, De AVG op de werkvloer: waar moet u als werkgever op letten?, hebben wij de vijf relevante grondslagen voor werkgevers op een rij gezet.

Voor monitoring en controle op de werkvloer is de meest gebruikte grondslag: het hebben van een ''gerechtvaardigd belang''. Dit houdt in dat u als werkgever een legitiem belang moet hebben bij de controle, zoals bijvoorbeeld het beschermen van bedrijfsbelangen of het waarborgen van de veiligheid van uw werknemers.

Het hebben van een dergelijk belang is echter nog niet voldoende. U moet als werkgever altijd een zorgvuldige belangenafweging maken wanneer het gaat over privacy op de werkvloer. Daarbij moet uw belang in de specifieke situatie zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemer.

Daarnaast moet de controle of monitoring noodzakelijk en proportioneel zijn. Dat betekent dat u niet meer mag controleren dan strikt noodzakelijk voor het beoogde doel en dat u altijd onderzoekt of er (minder ingrijpende) alternatieven zijn.

Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, is verwerking van persoonsgegevens en controle of monitoring van uw werknemers toegestaan.

Toegang tot e-mail inbox werknemer

Een veelvoorkomende vraag wanneer het gaat over privacy op de werkvloer is of een werkgever zichzelf toegang mag verschaffen tot de zakelijke e-mail inbox van een werknemer. Daar kunnen uiteenlopende redenen voor zijn. Bijvoorbeeld ter voorkoming dat e-mails niet (tijdig) worden opgevolgd bij langdurige ziekte of vrijstelling van werkzaamheden. Of als er een vermoeden bestaat dat de werknemer concurrentiegevoelige c.q. vertrouwelijke informatie doorstuurt naar derden.

Uitgangspunt is dat de toegang noodzakelijk en proportioneel moet zijn. De toegang kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om de voortgang van de werkzaamheden te waarborgen. Daarnaast geldt dat u niet meer gegevens mag inzien dan nodig en dat u andere, minder ingrijpende, opties moet overwegen. In sommige gevallen kan een out-of-office melding of het tijdelijk doorsturen van inkomende e-mails bijvoorbeeld ook voldoende zijn.

Verder is het van belang om de werknemer vooraf te informeren over het feit dat zijn of haar inbox wordt gecontroleerd. 

Privacy op de werkvloer; cameratoezicht

Als het gaat over privacy op de werkvloer kan cameratoezicht als een ingrijpende vorm van controle worden gezien. Als werkgever kunt u een gerechtvaardigd belang hebben bij het plaatsen van beveiligingscamera's bij een vermoeden van diefstal of bijvoorbeeld om de veiligheid van werknemers en bezoekers te waarborgen.

Ook hier geldt op basis van de AVG dat de inzet van cameratoezicht alleen is toegestaan als dit noodzakelijk is en er geen minder ingrijpende alternatieven zijn. Een voorbeeld: als het cameratoezicht gericht is op het voorkomen van diefstal uit de kassa, is het niet noodzakelijk om de gehele ruimte te filmen maar volstaat een camera die (alleen) gericht is op de kassa. Camerabeelden mogen bovendien niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en camera's mogen niet worden geplaatst op plekken waar privacy extra zwaar weegt, zoals bijvoorbeeld toiletten of kleedkamers.

Daarnaast geldt dat werknemers en bezoekers vooraf moeten worden geïnformeerd over het cameratoezicht

Monitoren werkzaamheden thuiswerkende werknemer

Er wordt tegenwoordig nog steeds veel thuis gewerkt door werknemers. Als gevolg hiervan zijn er verschillende methoden ontwikkeld om werknemers op afstand te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan software die kan registreren wat een werknemer op zijn of haar laptop doet (zoals in- en uitloggen, toetsaanslagen en het gebruik van e-mail en internet). De regels rondom privacy op de werkvloer, zoals hierboven aan de orde zijn gekomen, gelden ook voor deze situatie.

Om werknemers op afstand te mogen monitoren, moet u als werkgever dus voldoen aan de algemene voorwaarden op grond van de AVG. U moet beoordelen of het wel noodzakelijk is om zulke methoden te gebruiken en of er niet een minder ingrijpend alternatief is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het maken van afspraken over een bepaald te behalen resultaat. Daarnaast moet u kunnen onderbouwen waarom uw belang bij die controle zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemer.

Tot slot geldt dat de controle van thuiswerkende werknemers gelijk moet zijn aan de controle die op de werkvloer plaatsvindt. U mag dus niet intensiever monitoren wanneer de werknemers op afstand werken.

Heimelijke controle of monitoring van werknemers

Slechts in zeer uitzonderlijke situaties en alleen incidenteel is heimelijke controle of monitoring van werknemers toegestaan. Denk aan situaties waarin sprake is van een redelijke verdenking van fraude, diefstal of andere strafbare feiten, en alleen wanneer een open of vooraf kenbaar gemaakte controle het onderzoek zou belemmeren. Ook hier geldt aldus dat door u als werkgever een zorgvuldige belangenafweging moet worden gemaakt.

Daarnaast geldt, gelet op de privacy op de werkvloer, dat de betrokken werknemer(s) achteraf moeten worden geïnformeerd over de heimelijke controle. Ook als de verdenking onterecht is gebleken.

Checklist privacy op de werkvloer; controle van werknemers

• Bepaal het doel van de controle of monitoring;
• Kies de juiste wettelijke grondslag uit de AVG;
• Beoordeel of de controle of monitoring noodzakelijk en proportioneel is;
• Maak een belangenafweging en voer zo nodig een data protection impact assessment (''DPIA'') uit;
• Vraag, indien verplicht, de ondernemingsraad om instemming;
• Beperk de controle en daarmee de inbreuk op de privacy op de werkvloer tot het strikt noodzakelijke;
• Informeer werknemers vooraf;
• Leg afwegingen, keuzes en communicatie over privacy op de werkvloer schriftelijk vast;
• Evalueer en herzie periodiek.

Meer informatie of vragen over de privacy op de werkvloer?

Heeft u vragen over de (on)mogelijkheid om uw werknemers te controleren of monitoren, of wilt u sparren over en specifieke situatie rondom privacy op de werkvloer? Heeft u als werknemer vragen over de controle van werknemers door de werkgever of opdrachtgever? 

Neem gerust contact op met één van onze specialisten ardbeidsrecht. Wij denken graag met u mee over privacy op de werkvloer.