Omgevingsvergunning aanvraag per mail: is dat mogelijk?

De rechtbank Limburg boog zich in januari 2025 over de vraag of een omgevingsvergunning aanvraag per e-mail kan worden ingediend. In deze zaak ging het om een vergunning voor een jachtgeweeractiviteit. Maar wat zijn de regels voor het indienen van een aanvraag? En wat gebeurt er als een aanvraag niet aan de vereisten voldoet? In deze blog leggen we het uit.

Wat zijn de vereisten voor een omgevingsvergunning aanvraag?

Een aanvraag is een verzoek van een belanghebbende om een besluit te nemen. Dit besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan met juridische gevolgen. Omgevingsvergunning aanvragen moeten voldoen aan de eisen van artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarnaast zijn bijvoorbeeld in het Omgevingsbesluit specifieke voorwaarden voor een geldige aanvraag opgenomen.

Een bestuursorgaan kan besluiten een aanvraag niet te behandelen als deze niet aan de gestelde eisen voldoet (artikel 4:5 Awb). Wel moet de aanvrager eerst de kans krijgen om het gebrek te herstellen. Een omgevingsvergunning aanvraag moet dus volledig en correct zijn ingediend om inhoudelijk te worden beoordeeld.

Volgens artikel 2:15 Awb mag een aanvraag digitaal worden ingediend, mits het bestuursorgaan die optie openstelt. Voor sommige vergunningen, zoals een persoonsgebonden vergunning, is digitale indiening echter niet toegestaan. Artikel 10.21b van het Omgevingsbesluit bepaalt namelijk dat een omgevingsvergunning aanvraag voor een jachtgeweeractiviteit alleen in persoon kan, met een geldig identiteitsbewijs.

Uitspraak rechtbank Limburg over een digitale aanvraag

In de zaak die bij de rechtbank Limburg voorlag had de aanvrager in augustus 2024 per e-mail een omgevingsvergunning aanvraag ingediend voor een jachtgeweeractiviteit. De benodigde documenten waren bijgevoegd, en de aanvrager gaf aan dat hij, indien nodig, de formulieren fysiek kon inleveren. 

De korpschef van de politie gaf aan dat de documenten niet per mail vooruit konden worden gezonden en gaf aan dat een fysieke afspraak pas in januari 2025 (en daarmee pas vijf maanden later) mogelijk was. Gedurende deze periode bleef een besluit uit. De aanvrager stelde de korpschef daarop in gebreke en diende, toen een besluit alsnog uitbleef, een beroep in wegens niet tijdig beslissen. De rechtbank moest beoordelen of de beslistermijn was overschreden.

Volgens de korpschef was er geen geldige aanvraag ingediend, omdat deze niet fysiek was ingediend zoals voorgeschreven in het Omgevingsbesluit. De rechtbank stelde echter vast dat er wél sprake was van een omgevingsvergunning aanvraag. Dit betekent dat het bestuursorgaan verplicht was om op de aanvraag te beslissen.

Wat betekent deze uitspraak voor uw omgevingsvergunning aanvragen?

De rechtbank oordeelde dat een bestuursorgaan verplicht is om op een omgevingsvergunning aanvraag te beslissen, zelfs als de indieningswijze niet correct is. Een dergelijke beslissing kan inhouden dat de aanvraag wordt geweigerd of toegewezen, maar kan ook inhouden dat de aanvraag buiten behandeling wordt gesteld. Voorwaarde daarvoor is wel dat het bestuursorgaan de aanvrager in de gelegenheid stelt om het gebrek te herstellen. Dit betekent dat een onjuiste aanvraag niet zomaar genegeerd kan worden.

Daarvan was volgens de rechtbank in deze situatie geen sprake. Het bestuursorgaan had weliswaar laten weten dat niet per mail een omgevingsvergunning aanvraag voor een jachtgeweeractiviteit kon worden ingediend en dat een fysieke bespreking pas over vijf maanden weer mogelijk was, maar dat vond de rechtbank geen redelijke termijn. Dat de korpschef het druk heeft, begreep de rechtbank, maar dat ontslaat hem volgens de rechtbank niet van de verplichting om binnen de termijn te beslissen en de eiser in de gelegenheid te stellen om een onvolledige aanvraag aan te vullen. Bovendien vond de korpschef zelf dat geen sprake was van een aanvraag. De rechtbank weegt daarbij ook mee dat de aanvrager in die gehele periode niets kon doen om het gebrek te herstellen.

Conclusie

De rechtbank lijkt heen hoge eisen te stellen om te kunnen spreken van een omgevingsvergunning aanvraag. Ook als de aanvraag op de verkeerde manier wordt gedaan, kan alsnog sprake zijn van een aanvraag. Specifiek voor de persoonsgebonden omgevingsvergunning geldt als eis dat de omgevingsvergunning aanvraag voor de jachtgeweeractiviteit in persoon wordt gedaan. Wordt een aanvraag echter niet in persoon gedaan maar bijvoorbeeld per mail, dan is volgens de rechtbank alsnog sprake van een aanvraag. Het ligt in zo’n geval op de weg van het bestuursorgaan om de aanvrager te informeren dat de aanvraag onjuist is gedaan en hem de gelegenheid te geven om dat gesprek te herstellen. Herstelt de aanvrager het gebrek niet binnen de gestelde termijn, dan kan het bestuursorgaan de aanvraag buiten behandeling stellen. Het verkeerd indienen van een aanvraag, ontslaat het bestuursorgaan dus niet van de verplichting om op de aanvraag te beslissen.

Hulp nodig bij uw omgevingsvergunning aanvraag?

Vraagt u zich als bevoegd gezag af of en op welke wijze u een aanvraag in behandeling moet nemen? Of heeft u een omgevingsvergunning aanvraag ingediend voor een project en heeft u vragen over de afhandeling daarvan? Onze advocaten omgevingsrecht helpen u graag verder. Neem contact met ons op voor advies.