Fouten herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure

Fouten herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure: mag dat?

  • event 27-01-2025
  • schedule 10:00
  • timer 2 minuten

Het inschrijven op een aanbesteding vergt een zorgvuldige voorbereiding. De aanbestedende dienst vraagt vaak informatie op over de inschrijver zelf, maar ook over eventuele onderaannemers die bij de uitvoering van de opdracht zullen worden ingezet. Vaak wordt hiervoor gebruik gemaakt van standaarddocumenten. Het gebeurt nog wel eens dat deze documenten niet volledig worden ingevuld of dat daarin een fout wordt gemaakt. Of erger nog, dat de inschrijver vergeet een document als bijlage te uploaden.

De vraag is dan of de inschrijver meteen met lege handen staat of dat de aanbestedende dienst de inschrijver in gelegenheid moet stellen om deze fouten te herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure. Dit kan afhankelijk zijn van de specifieke regels die gelden binnen de aanbestedingsprocedure zelf.

Fout of gebrek in een inschrijving

Bij de beantwoording van de vraag of fouten mogen worden hersteld tijdens een aanbestedingsprocedure, is eerst van belang om vast te stellen wanneer sprake is van een fout of een gebrek in een inschrijving. Daarvan is sprake als de inschrijving niet beantwoordt aan alle door de aanbestedende dienst gestelde eisen en voorwaarden. Voorbeelden daarvan die o.a. in de rechtspraak voorbij zijn gekomen, zijn:

  • de inschrijver hanteert een onjuist lettertype of lettergrootte;
  • het maximaal aantal pagina’s of woorden wordt overschreden;
  • de inschrijver gebruikt een verouderd formulier;
  • het UEA is onvolledig;
  • de inschrijving voldoet niet aan een specifieke eis in het PvE.

In sommige gevallen is geen sprake van een fout in een inschrijving, ondanks dat de inschrijving niet voldoet aan een bepaalde voorwaarde of eis. Het gaat daarbij om het moment waarop de inschrijver moet hebben voldaan aan de voorwaarde of eis. In de aanbestedingsstukken kan namelijk zijn vastgelegd dat daaraan pas moet worden voldaan bij de uitvoering van de opdracht. De inschrijver heeft in dat geval dus nog even om álsnog aan de voorwaarde of eis te voldoen.

Uitgangspunt: geen fouten herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure

Een inschrijving die niet voldoet aan de eisen en voorwaarden die in de aanbestedingsstukken zijn gesteld, is ongeldig en moet terzijde worden gelegd. Dat is het uitgangspunt.

In sommige gevallen is dit ook expliciet in de aanbestedingsstukken vermeld. Het gaat dan om een zogenoemde “knock-out bepaling”. Dit houdt in dat de inschrijver geen fouten mag herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure als de aanbestedingsstukken voorschrijven dat een dergelijke fout gesanctioneerd wordt met uitsluiting. Dit volgt uit het Manova-arrest van het Europese Hof van Justitie.

Uitzondering: wel fouten herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure

Of een inschrijver fouten mag herstellen tijdens een aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de specifieke omstandigheden van het geval. Het Europese Hof van Justitie heeft in het SAG-arrest wel enkele handvatten gegeven. Volgens het Hof mag een fout tijdens een aanbestedingsprocedure worden hersteld:

  • als het een eenvoudige precisering betreft;
  • om kennelijke materiële fouten te herstellen;
  • zonder dat daadwerkelijk een nieuwe inschrijving wordt ingediend.

Dit komt erop neer dat een fout eenvoudig te corrigeren moet zijn, zonder dat de oorspronkelijke inhoud van de inschrijving wezenlijk verandert. Het herstel mag de eerlijke concurrentie tussen de inschrijvers namelijk niet schaden. In dat kader heeft het Europese Hof van Justitie ook geoordeeld dat als één inschrijver om een aanvulling of verbetering wordt verzocht, andere inschrijvers die in dezelfde situatie verkeren ook de gelegenheid moeten krijgen om eventuele fouten te herstellen. Hierdoor blijft het spreekwoordelijke speelveld gelijk.

Vragen?

Heeft u vragen of wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem gerust contact op met een van onze specialisten of kijk op onze aanbestedingsrecht pagina.

Delen
Geschreven door:

Marjolein Moorman studeerde Nederlands recht aan de Rijksuniversiteit Groningen, met als specialisaties Privaatrecht en Arbeidsrecht. Ook heeft zij een semester aan de University of Aruba gestudeerd. Marjolein is bestuurslid van de Oranjevereniging Groningen en verantwoordelijk voor de 'juridische zaken'. Daarnaast is zij lid van de Jongeren Commerciële Club in Groningen.


Geschreven door:

Klik voor meer blogs over Aanbestedingsrecht

Neem contact op

Klik hier voor het privacybeleid van Yspeert advocaten n.v.