Deponeren van de jaarrekening: voorkom aansprakelijkheid

Als bestuurder van een vennootschap draagt u de verantwoordelijkheid voor het deponeren van de jaarrekening binnen de wettelijke termijnen. Dit lijkt misschien een administratieve formaliteit, maar het niet voldoen aan deze verplichting kan serieuze gevolgen hebben, vooral in geval van een (toekomstig) faillissement. In deze blog leg ik uit wat de regels zijn voor het deponeren van jaarrekeningen en welke risico’s u loopt als u de jaarrekening van uw vennootschap niet (tijdig) deponeert.  

Termijn voor deponeren van de jaarrekening

Voor een besloten vennootschap geldt dat het bestuur binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening moet opstellen en voorleggen aan de aandeelhouders. In bijzondere gevallen kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden extra uitstel geven. In de praktijk gebeurt dit vrijwel altijd. Nadat de jaarrekening is voorgelegd, hebben de aandeelhouders vervolgens twee maanden de tijd om deze officieel vast te stellen. Daarnaast geldt dat een jaarrekening uiterlijk acht dagen na de vaststelling moeten worden gedeponeerd. Ongeacht bovenstaande termijnen is er één harde regel: binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar moet het deponeren van de jaarrekening zijn afgerond. Als het boekjaar gelijkstaat aan het kalenderjaar, is dit dus uiterlijk 31 december.  

Indien alle aandeelhouders ook bestuurders zijn, vervalt de twee maanden vaststellingstermijn van de aandeelhouders, tenzij in de statuten anders is bepaald. Dit is ook logisch: als dezelfde personen dienen te tekenen voor zowel opstellen als het vaststellen, lijkt er geen belang te zijn voor deze twee maanden vaststellingstermijn. In deze situatie moet het deponeren van de jaarrekening volgens de wettelijke vereisten uiterlijk 8 november plaatsvinden. 

Risico's van het niet deponeren van de jaarrekening bij faillissement

Wanneer een vennootschap failliet gaat, onderzoekt een curator of de bestuurders alle verplichtingen zijn nagekomen. Als de jaarrekening niet of te laat gedeponeerd is, dan staat het onbehoorlijk bestuur in algemene zin vast. De bestuurders hebben dan op grond van de wet hun taak onbehoorlijk vervuld. Hieraan wordt het vermoeden gekoppeld dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Het is vervolgens aan de bestuurders om aannemelijk te maken dat dit kennelijk onbehoorlijk bestuur geen (belangrijke) oorzaak was van het faillissement. Lukt dit niet? Dan is iedere individuele bestuurder aansprakelijk voor het gehele faillissementstekort. Een bestuurder kan in dat geval – als de omstandigheden daar aanleiding toe geven – nog wel een beroep doen op matiging.

Is deze bestuurdersaansprakelijkheidsmaatstaf even streng als de publicatietermijn 8 november lijkt te zijn? Het Hof ’s-Hertogenbosch heeft in 2022 geoordeeld over de situatie waarbij de bestuurders tevens aandeelhouders waren en de vraag opkwam of er sprake was van overschrijding van de wettelijke publicatietermijnen. Het Hof oordeelde dat het voor de vraag of er sprake is van bestuurdersaansprakelijkheid vanwege het schenden van de publicatieverplichting van de jaarrekening(en), doorslaggevend is ‘’dat het voor de crediteuren in feite slechts van belang is dat de jaarrekening niet later wordt gepubliceerd dan op het uiterste tijdstip dat in geval van verlenging van het opmaken geldt, dus uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar.’’

Het Hof kwam tot de conclusie dat de publicatietermijn van twaalf maanden gold, ook al waren de bestuurders tevens aandeelhouders. Hoewel het hier gaat om een arrest van een Hof, en niet van de Hoge Raad, lijkt het erop dat een curator niet succesvol zal zijn met een bestuurdersaansprakelijkheidsvordering zolang het deponeren van de jaarrekening binnen die twaalf maanden plaatsvindt.  

Economisch delict

Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan naast civielrechtelijke gevolgen ook strafrechtelijke consequenties hebben. De Wet op de economische delicten (WED) stelt namelijk dat het niet naleven van deze verplichting een economisch delict kan vormen. Het niet tijdig deponeren van jaarrekeningen kwalificeert in dit kader als een overtreding. Dit kan resulteren in boetes van maximaal €22.500 (vierde categorie) of zelfs zwaardere strafrechtelijke maatregelen, zoals hechtenis ten hoogste van zes maanden of een taakstraf. Dit aspect wordt vaak over het hoofd gezien, maar kan voor bestuurders een extra risico vormen. 

Conclusie: zorg dat u het deponeren van de jaarrekening tijdig uitvoert

Het deponeren van de jaarrekening is niet zomaar een administratieve formaliteit, maar een essentiële handeling om ook uzelf als bestuurder te beschermen tegen aansprakelijkheid en juridische sancties. Of het nu gaat om civiele aansprakelijkheid bij een faillissement of om strafrechtelijke vervolging, het tijdig deponeren van de jaarrekening is van cruciaal belang.

Heeft u vragen over de deponeringsverplichtingen of wordt u door een curator aansprakelijk gesteld? Neem gerust contact met ons op voor advies. Onze collega Ellen Jager helpt u graag verder.