Wanneer is er sprake van een incident in de zorg?

De term incident in de zorg lijkt duidelijk, maar in de praktijk is de kwalificatie vaak lastig. Is sprake van een complicatie, een incident of een calamiteit? Moet u melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), en hoe snel? En wat zegt u tegen cliënten of nabestaanden en hoe gaat u om met hun recht op inzage in het dossier? In dit blog zetten we de juridische kaders op een rij.

• Wat het verschil is tussen een complicatie, een calamiteit en een incident in de zorg;
• Wanneer een meldplicht bij IGJ geldt en welke termijnen daarbij horen;
• Wat de mededeling van een incident inhoudt en wanneer er inzagerecht ontstaat.

Is het een incident, complicatie of calamiteit in de zorg: het juridisch onderscheid uitgelegd

In de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en het Uitvoeringsbesluit wordt een incident in de zorg omschreven als een onverwachte gebeurtenis die de kwaliteit van zorg raakt en (had kunnen) leiden tot schade voor de cliënt. Een calamiteit is de zwaardere categorie: het is een onverwachte gebeurtenis, gerelateerd aan de zorg en leidend tot overlijden of ernstig schadelijk gevolg voor de cliënt. Rechtspraak verduidelijkt dat 'incident' het overkoepelende begrip is en dat calamiteit daaronder valt (ECLI:NL:GHSHE:2022:2693). Het onderscheid zit vooral in de ernst van de gevolgen.

Uit de rechtspraak blijkt dat niet iedere ernstige gebeurtenis, zelfs niet als deze leidt tot het overlijden van een cliënt, als een incident in de zin van de Wkkgz moet worden beschouwd. Beoordeeld moet worden of de gebeurtenis betrekking heeft op de kwaliteit van de verleende zorg. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er voorzorgsmaatregelen ter voorkoming van suïcide ontbraken (ECLI:NL:GHSHE:2022:2693 en ECLI:NL:RBDHA:2024:16985).

Meldplicht IGJ en termijnen

De Wkkgz verplicht tot melden bij calamiteiten, geweld in de zorgrelatie en ontslag van een zorgverlener wegens disfunctioneren. Zo'n  melding moet onmiddellijk gebeuren. In de Wkkgz staat het begrip ''onverwijld''. Dit is een open norm en betekent dat de melding zonder uitstel moet worden gedaan, zodra de zorgaanbieder redelijkerwijs kan vaststellen dat sprake is van een calamiteit. De Wkkgz zelf noemt geen concrete termijn maar in de praktijk wordt deze norm vaak uitgelegd als ''binnen drie dagen'' na het vaststellen van de calamiteit. Dit blijkt uit de toelichting bij het Uitvoeringsbesluit Wkkgz, waarin wordt erkend dat het soms enige tijd kost om vast te stellen of daadwerkelijk sprake is van een calamiteit of incident in de zorg. De zorgaanbieder moet eerst een eigen onderzoek doen om te bepalen of de gebeurtenis onder de definitie van calamiteit valt, maar mag hier niet onnodig lang mee wachten. De uitdaging zit dus niet in het melden zelf, maar in het tijdig en correct kwalificeren van de gebeurtenis en het zetten van de juiste stappen.

Twijfelt u of een gebeurtenis een incident in de zorg of een calamiteit is? Start dan direct een eigen onderzoek, rond dat 'zo snel mogelijk' af en kwalificeer de gebeurtenis binnen circa zes weken; vanaf de vaststelling geldt bij calamiteiten/geweld nog de termijn van drie dagen om te melden.

Mededeling van een incident in de zorg en inzagerecht van nabestaanden

Bij een vastgesteld incident in de zorg moet de zorgaanbieder onmiddellijk de cliënt/vertegenwoordiger of nabestaanden informeren over de aard, de toedracht, het tijdstip en de betrokkenen. Dit moet vervolgens ook in het dossier worden vastgelegd. Deze mededeling kan leiden tot inzagerecht bij de nabestaanden. Krijgt een nabestaande een mededeling van een incident, dan kan deze op grond van art. 7:458a lid 1 onder b BW inzage vragen in het dossier. Wordt géén incident gemeld, dan biedt art. 7:458a lid 1 onder c BW een vangnet: bij een aannemelijk vermoeden van een medische fout én noodzakelijkheid voor belangenbehartiging kan beperkte inzage toch worden verleend. De inzage wordt beperkt tot de gegevens die verband houden met de gebeurtenis. Overige niet-relevante gegevens vallen niet onder dit inzage recht.

Tuchtrechtelijke lessen voor de praktijk

Het regionaal tuchtcollege legde een waarschuwing op aan een specialist ouderengeneeskunde omdat meerdere incidenten in de zorg niet op tijd werden gemeld aan de familie van de cliënt (ECLI:NL:TGZREIN:2022:9). Een goede en tijdige communicatie over een (mogelijk) incident in de zorg is van belang.

Checklist ''incident in de zorg'' voor zorgaanbieders

1) Kwalificeren en onderzoeken

Is er sprake van een incident in de zorg, start dan direct met een eigen onderzoek om de gebeurtenis goed te kunnen kwalificeren. Leg besluitvorming over de gebeurtenis transparant vast en kwalificeer binnen de gestelde termijn. Documenteer óók waarom een gebeurtenis géén incident is, maar juist een complicatie of calamiteit is.

2) Melden

Blijkt er sprake van een calamiteit, geweld en/of disfunctioneren? Meld dit dan bij de IGJ binnen drie werkdagen na vaststelling.

3) Mededeling en inzage

Doe onmiddellijk de wettelijke mededeling van een incident in de zorg en leg dit vast. Wees voorbereid op inzageverzoeken van nabestaanden die worden gedaan na een gemeld incident of aannemelijk vermoeden van een medische fout. Beperkt de inzage tot de gebeurtenis.

4) Communicatie en governance

Leg rol‑ en taakverdeling vast in het geval van een incident, communiceer tijdig en proactief met familie/vertegenwoordiger en leg besluiten (kort) schriftelijk vast.

Hulp nodig bij jouw incident in de zorg?