Overheden, beslistermijnen en Corona

Een groot deel van Nederland werkt thuis; zo ook een groot aantal ambtenaren. Dat thuiswerken brengt ongetwijfeld de nodige uitdagingen met zich mee. Papieren dossiers liggen op het gemeente- of provinciehuis of op het ministerie. Iedereen wil tegelijk inloggen in de digitale werkomgeving. Overleggen met collega’s van andere vak-afdelingen gaan niet door. Nu zijn dit moeilijkheden waar ook iedere werknemer van een niet-overheid tegenaan loopt.

Een verschil tussen beide type werkgevers is dat één van de kerntaken van een overheid het nemen van besluiten is. Wat een besluit is volgt uit de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Namelijk een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.

Voor dit soort besluiten gelden beslistermijnen waaraan bestuursorganen zich (zouden) moeten houden (artikel 4:13 Awb). Vaak wordt de duur van de beslistermijn bepaald door de wet. Zo geldt in het omgevingsrecht een beslistermijn voor een reguliere procedure van acht weken. Die is te verlengen met een termijn van zes weken. Een enkele keer bepaalt de wet niet de lengte van een beslistermijn. Dan dient uitgegaan te worden van een ‘redelijke termijn’, lees: acht weken. Met alle perikelen door het Corona-virus kan het een uitdaging worden om binnen een beslistermijn daadwerkelijk een besluit te nemen.

Is het erg wanneer een bestuursorgaan te laat een besluit neemt? Naast dat het vervelend is voor burgers en bedrijven om lang op besluitvorming te moeten wachten (onzekerheid), is dit ook vervelend voor bestuursorganen, met nadelige gevolgen.

Vergunningen van rechtswege
In sommige gevallen ontstaat met het verstrijken van de beslistermijn een vergunning van rechtswege. Dit is bijvoorbeeld het geval als op een aanvraag voor een omgevingsvergunning de reguliere voorbereidingsprocedure van toepassing is. Een ander voorbeeld is dat bij sommige gemeenten uit de Algemene Plaatselijke Verordening volgt dat bepaalde vergunningen van rechtswege zijn verleend na ommekomst van de beslistermijn.

Ingebrekestelling wegens niet tijdig beslissen
In andere gevallen heeft de burger en/of een bedrijf de mogelijkheid om bij ommekomst van de beslistermijn een bestuursorgaan in gebreke te stellen. Dit geldt bijvoorbeeld in bezwaarprocedures. Als een bestuursorgaan niet binnen de beslistermijn van 12 of 18 weken (inclusief de standaard opschorting en afhankelijk van de gevolgde procedure) op het bezwaarschrift beslist, kan de bezwaarmaker een ingebrekestelling sturen. Als dan nog eens een termijn van twee weken verstrijkt, verbeurt die overheid dwangsommen. De hoogte van de dwangsom is afhankelijk van de duur van de vertraging en bedraagt maximaal € 1.442,- (o.b.v. de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen).

Dit zijn voorbeelden van gevolgen die vanuit de overheid bezien onwenselijk zijn. Zijn dit soort gevolgen te voorkomen? De meest voor de hand liggende oplossing is om binnen de beslistermijn te beslissen. Daarmee zijn dit soort gevolgen hoe dan ook te voorkomen.

Dit kan leiden tot de wens de beslistermijn zo lang mogelijk te laten zijn. Voor overheden zijn er dan ook de volgende adviezen:

Verlenging beslistermijn (4:14 Awb)
Artikel 4:14 Awb geeft bestuursorganen de bevoegdheid om de beslistermijn te verlengen indien een besluit niet binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn kan worden genomen. Vereist is dat het bestuursorgaan voor het verstrijken van de eerste termijn, de aanvrager bericht en een zo kort mogelijke termijn noemt waarbinnen alsnog wordt beslist.

Opschorting (4:15 Awb)
Naast dat een termijn een keer kan worden verlengd op grond van artikel 4:14 Awb kan de beslistermijn enkel nog worden opgeschort. Opschorten betekent dat de beslistermijn gedurende de opschorting niet loopt. Artikel 4:15 Awb benoemt de gevallen waarin een bestuursorgaan de beslistermijn kan opschorten. Dit kan (in normale situaties):
- Als de aanvrager in de gelegenheid dient te worden gesteld om ontbrekende gegevens aan te leveren.
- Als de aanvrager aangeeft dat de noodzakelijke informatie aan een buitenlandse instantie is gevraagd.
- Met instemming van de aanvrager.
- Wanneer de vertraging de aanvrager kan worden toegerekend.

Opschorting bij overmacht
Een ook in artikel 4:15 Awb vermelde reden voor opschorting is:
- Zolang het bestuursorgaan door overmacht niet in staat is een beschikking te geven.

Vereist voor het gebruik van deze bepaling is dat het bestuursorgaan de opschorting zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de beslistermijn meedeelt aan de aanvrager en dat een termijn wordt gegeven wanneer het besluit wel tegemoet kan worden gezien.

De achtergrond van deze bepaling is dat gebruik van de Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen het doel (namelijk het krijgen van een besluit) niet kan bereiken omdat het bestuursorgaan niet kan beslissen door overmacht.

Wanneer is dan sprake van overmacht? Het moet gaan om een onmogelijkheid om te beslissen die veroorzaakt wordt door abnormale en onvoorziene omstandigheden buiten toedoen van het bestuursorgaan zelf en buiten zijn risicosfeer. Voorbeelden die worden genoemd zijn een afgebrand of onder water gelopen gemeentehuis. Overigens blijkt uit (oudere) uitspraken van rechters dat ziekteverzuim en administratieve of organisatorische problemen geen beroep op overmacht rechtvaardigen.

De Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) kondigt inmiddels een kamerbrief aan van minister Knops. Daarin zal een gedragslijn worden geschetst die overheden kunnen gebruiken bij de keuze om wel of niet een beslistermijn op te schorten. Overigens plaatst de VNG daarbij de terechte kanttekening dat het uiteindelijk aan de rechter is om te bepalen of sprake is van een overmachtssituatie die een opschorting rechtvaardigt en die de duur van die opschorting rechtvaardigt.

Wij houden u van eventuele ontwikkelingen uiteraard op de hoogte. Voor vragen of advies kunt u contact opnemen met Elzelou Grit.