Algemene voorwaarden: hoe, wat en waarom?

Uit onderzoek is gebleken dat in bijna 30 procent van de gevallen waarbij een ondernemer de hulp van een jurist of advocaat inroept, dit relatief eenvoudig voorkomen had kunnen worden.

Een geschil kost tijd, geld en vooral ook negatieve energie. Dat terwijl een geschil kan worden voorkomen met goed opgestelde en op maat gemaakte algemene voorwaarden, mits die op de juiste manier worden gebruikt. Maar wat zijn deze voorwaarden eigenlijk en hoe worden ze correct gebruikt? Dat leest u hierna.

Algemene (leverings)voorwaarden worden vaak de “kleine lettertjes” genoemd. Deze voorwaarden bevatten de algemene regels waarvan u als ondernemer wilt dat deze steeds weer van toepassing zijn op de door u te sluiten overeenkomsten. De kern van de te leveren prestatie (bijvoorbeeld het te leveren product of de prijs daarvan) moet blijken uit de overeenkomst zelf, maar al het overige kan worden opgenomen in de algemene voorwaarden.

 Bij het bepalen van de inhoud van de algemene voorwaarden moet u zich als ondernemer een aantal dingen afvragen:

• Wat voor (soort) producten/diensten levert u?

• Welke risico’s loopt u?

• Met wat voor soort partijen doet u zaken?

• Aan wat voor soort bepalingen heeft u behoefte?

Het is daarbij van belang helder voor ogen te hebben wat uw bedrijf doet. Levert u enkel producten? Of adviseert, monteert en vervoert u deze ook? En voert uw bedrijf ook onderhoud uit aan de geleverde producten? Verhuurt u ook zaken? En kan er misschien sprake zijn van aanneming van werk?

Ook maakt het verschil of u met een consument of een professionele contractpartij zaken doet. Een bepaling in de algemene voorwaarden zal ten opzichte van een consument eerder als onredelijk bezwarend worden aangemerkt dan ten opzichte van een (professioneel) bedrijf. Indien een bepaling onredelijk bezwarend is, bijvoorbeeld als de bevoegdheid tot ontbinding wordt uitgesloten, dan heeft de andere partij de mogelijkheid deze te vernietigen. Dit betekent dat u op deze bepaling dan geen beroep kunt doen.

Het is aan te raden om in uw voorwaarden een aantal standaardbepalingen op te nemen, zoals bepalingen over de totstandkoming van de overeenkomst, levering, leveringstermijn, betaling, reclame, overmacht, eigendomsvoorbehoud, opschorting, ontbinding en aansprakelijkheid. Stemt u deze bepalingen echter goed af op uw bedrijf én neem aanvullend specifieke bepalingen op die voor uw bedrijfsvoering van belang zijn.

U heeft niets aan goede algemene voorwaarden als u deze niet op de juiste manier gebruikt. Er dient te zijn voldaan aan de volgende twee vereisten:

* van toepassing verklaren

De voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard op de overeenkomst. Dat dient in principe te gebeuren op het moment dat u een offerte uitbrengt door op die offerte te verwijzen naar uw algemene voorwaarden. Indien u pas later (bijvoorbeeld op de factuur) de algemene voorwaarden van toepassing verklaart, bent u te laat!

* ter hand stellen

Daarnaast dient de andere partij de mogelijkheid te hebben gehad om vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden in te zien. Om die reden dienen de algemene voorwaarden tijdig ter hand te worden gesteld. Dat moet schriftelijk als de overeenkomst schriftelijk wordt gesloten. Indien u de offerte per e-mail stuurt, mag u de algemene voorwaarden digitaal bijvoegen. Ook mag u in dat geval in de e-mail met een hyperlink verwijzen naar de vindplaats van de algemene voorwaarden op uw website. De andere partij moet dan wel de mogelijkheid hebben om de algemene voorwaarden op te slaan.

De wet verandert continu en ook uw bedrijf zal zich ontwikkelen. Het risico bestaat dat u in bepaalde gevallen geen beroep (meer) kunt doen op verouderde voorwaarden. Houd uw voorwaarden derhalve actueel, controleer ze jaarlijks en pas deze aan op de nieuwe situatie.

Let u er verder op dat in de wet en rechtspraak diverse uitzonderingen zijn toegestaan met betrekking tot het gebruik van de algemene voorwaarden. Onder bepaalde omstandigheden komt u toch een beroep toe op de algemene voorwaarden ook al heeft u deze niet (correct) ter hand gesteld en/of van toepassing verklaard.

Ten slotte is het van belang om in het oog te houden dat ook de andere (professionele) partij soms algemene (inkoop)voorwaarden zal gebruiken. Indien zowel u als de andere partij ieder de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren op de overeenkomst, is het de vraag welke algemene voorwaarden van toepassing zijn en of er überhaupt wel een overeenkomst tot stand komt. Dit noemen we de “battle of forms”. Voor deze situatie is het steeds belangrijk dat u de algemene (inkoop)voorwaarden van de andere partij expliciet van de hand wijst.

Heeft u vragen over uw algemene voorwaarden of het gebruik daarvan in een specifieke situatie? Neemt u dan gerust contact op met Wouter Leerink.