Anything you write (also) can and will be used against you.

In de zomer schreef ik een blog met als titel ‘anything you say can and will be used against you in the court of law… ook in het bestuursrecht’. Deze blog werd opvallend goed gelezen (zelfs in de zomerperiode!) waaruit ik afleid dat u geïnteresseerd bent in (politie)films en series. Die eerdere blog ging over toezichthouders die overwegen boetes uit te delen voor bestuursrechtelijke overtredingen en wanneer een overtreder wel en niet gehouden is informatie te verstrekken. Mocht u daarover meer willen weten dan kunt u die blog terug lezen.

In deze blog wil ik in gaan op een andere situatie waarbij informatie wordt verstrekt die gebruikt kan worden in een rechtszaal, de media of anderszins. Beware of… het wob-verzoek.

Openbaarheid van overheidsoptreden

Wij verwachten van de overheid een transparante werkwijze. Door transparantie zal een overheid eerlijk en integer handelen; alles wat een overheid doet is namelijk controleerbaar. Om die reden zijn raadsvergaderingen, bezwaarschriftenzittingen en rechtszaken doorgaans openbaar.

Dit principe is zelfs opgenomen in onze Grondwet. In statige woorden staat daarin:

De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij wet te stellen’

 Die ‘regels bij wet te stellen’ zijn onder andere opgenomen in de ‘Wet openbaarheid van bestuur’ (de Wob).

De Wob als ‘page-turner’

De Wob is op zichzelf een bescheiden wet van slechts 39 artikelen. De wet regelt welke informatie openbaar is en regelt de wijze van verstrekking van informatie (ambtshalve of op verzoek). De kern van de wet is dat een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan. Een bestuursorgaan moet die informatie in de hoofdregel verstrekken als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden zijn:

  • Informatie neergelegd in documenten
  • Over een bestuurlijke aangelegenheid

Misschien vindt u dat niet klinken als een ‘page-turner’ of een spannende ‘thriller’, toch kunt ook u met een Wob-verzoek geconfronteerd worden. Niet voor niets heeft de Wob in het spraakgebruik een eigen ‘werkwoord’ gekregen; ‘het wobben van een document’.

Ik schets drie voorbeelden die veelvuldig voorkomen:

  • Een private partij (bijvoorbeeld een ontwikkelaar) heeft al dan niet na een aanbesteding een overeenkomst gesloten met een overheid (bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, provincie of een gemeente). De ontwikkelaar verstrekt ter uitvoering van die overeenkomst vaak veel informatie aan die gemeente variërend van op welke datum het werk wordt uitgevoerd, de prijs van de werkzaamheden en de uitvoeringswijze van het werk. Vaak wil een ontwikkelaar niet dat concurrentiegevoelige informatie zoals de prijs, leveranciers en uitvoeringswijze bekend raken bij andere ontwikkelaars. Stelt u zich voor dat een concurrent een wob-verzoek doet om alle informatie in documenten die de betreffende overheidspartij onder zich heeft.
  • Een ambtenaar behandelt een gerechtelijke procedure. Verschillende ambtenaren en bestuurders hebben onderling mail- en of appcontact over de procedure. Ook e-mail, whats-appjes en audiobestanden kwalificeren als ‘documenten’ in de zin van de Wob. De ambtenaar zal strategische en juridische afwegingen moeten maken op basis van risico’s. Deze juridische risico’s zijn verwoord in verschillende memo’s. Denkbaar is dat door een externe partij een procesadvies is uitgebracht. De wederpartij is benieuwd naar de ‘zwakke plekken’ in het betoog van de ambtenaar en doet een wob-verzoek naar alle documenten die betrekking hebben op de procedure.
  • Zorginstellingen hebben contracten met overheden over de wijze waarop zij zorg aanbieden binnen een gemeente. Een van de klanten van de zorginstelling klaagt over de verleende zorg. Deze klacht wordt opgepikt door de plaatselijke pers. Een journalist doet een wob-verzoek bij de toezichthoudende gemeente naar alle inspectierapporten die de afgelopen periode met betrekking tot deze zorginstelling zijn opgesteld.

Drie situaties waarin één of meer partijen er belang bij heeft/hebben dat bepaalde informatie niet verstrekt wordt. Dit kan zowel de overheid zelf als de betrokken partij zijn. Een overheid kan hier invloed op uit oefenen in de wijze waarop naar aanleiding van het wob-verzoek besloten wordt. Een belanghebbende hoort in de gelegenheid gesteld te worden zienswijzen in te dienen op het wob-verzoek en kan in die fase in enige mate invloed uitoefenen. Als u te maken hebt met een wob-verzoek en u wilt niet dat bepaalde informatie openbaar wordt gemaakt, dan gelden de volgende twee stappen:

Stap 1) Is dit wel een wob-verzoek?

Voor zowel overheid als derde belanghebbende is het van belang dat een overheid in de hoofdregel de gevraagde onder de Wob vallende informatie dient te verstrekken. Om die reden kan er onder omstandigheden reden zijn om te beoordelen of de gevraagde informatie wel onder de Wob valt. Met andere woorden is de Wob wel van toepassing op de gevraagde informatie?

  • Soms kan je je afvragen of de documenten waarom het wob-verzoek verzoekt nog wel betrekking hebben op een ‘bestuurlijke aangelegenheid’;
  • Soms kan je je op het standpunt stellen dat de gevraagde informatie niet is neergelegd in documenten en dat de overheid niet gehouden is vragen te beantwoorden in nog te maken documenten;
  • Soms valt het wob-verzoek op beperkte of juist ruime wijze uit te leggen waardoor informatie er wel of niet onder valt.

Stap 2) Is er een uitzonderingsgrond van toepassing?

Is er geen mogelijkheid om te motiveren dat bepaalde zaken niet onder een wob-verzoek vallen dan geldt dat er bij een hoofdregel ook uitzonderingen horen. In de wet zijn in artikelen 10 en 11 Wob een aantal uitputtende uitzonderingsgronden opgenomen waarop overheid en derde belanghebbenden zich kunnen beroepen. Een overheid dient het inroepen van een uitzonderingsgrond te motiveren in het besluit naar aanleiding van het wob-verzoek. Een derde belanghebbende kan deze gronden gebruiken om een zienswijze te onderbouwen. Afhankelijk van het type uitzondering kan/moet een overheid besluiten (delen van) documenten niet openbaar te maken.

Conclusie

Alle informatie die een overheid onder zich heeft is in de hoofdregel ‘wob-baar’. Wees daarom bewust wat u met een overheid deelt, of als u bij een overheid werkt, wat u vastlegt in een document. Zoals de titel al zegt Anything you write can and will (also) be used against you’.

Heeft u te maken met een wob-verzoek en wilt u daarover advies, neemt u dan contact op met Elzelou Grit.

Uw eerste aanspreekpunt:

Elzelou Grit

Elzelou studeerde Nederlands Recht (cum laude) specialisatie Staats- en bestuursrecht aan de Rijksuniversiteit Groningen. Zij werkte bij twee (middel)grote advocatenkantoren in Noord-Nederland en bij een bestuursrechtelijk en bestuurskundig onderzoeks- en adviesbureau voor overheden. Elzelou volgde in 2018 de specialisatieopleiding Omgevingsrecht (voorheen ruimtelijke ordening en milieu) aan de Grotius Academie in Nijmegen. Zij is lid van de rekenkamercommissie Midden-Drenthe. Die commissie controleert rechtmatigheid en doelmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur. Ten slotte is zij lid/voorzitter van de Commissie Bezwaar en Beroep van de Provincie Flevoland. Deze commissie adviseert Gedeputeerde Staten over de rechtmatigheid van genomen besluiten.

050 314 42 80 +31 (0) 6 550 000 98 e.grit@yspeert.nl