Factsheet | Wet open overheid (Woo)

Welke informatie en op welke wijze openbaar maken?

Vier ‘typen’ bepalingen in de Woo geven aan welke informatie geopenbaard moet worden en op welke wijze dit dient te gebeuren:

1) Inspanningsverplichting (artikel 3.1 Woo)
2) Verplicht openbare informatie (artikel 3.3 lid 1 Woo)
3) Verplicht openbare informatie, tenzij … (artikel 3.3 lid 2 Woo)
4) Actieve openbaarmaking in de vorm van overzichten (artikel 3.3a Woo)

1) Inspanningsverplichting

Er blijft een inspanningsverplichting bestaan voor bestuursorganen om bij de uitvoering van hun taak uit eigen beweging informatie geheel of gedeeltelijk openbaar te maken. Onder de Wob moe(s)t informatie geopenbaard worden wanneer dat in het belang is van een goede en democratische bestuursvoering. De toets onder de Woo is dat alle informatie geopenbaard moet worden als dit zonder onevenredige inspanning of kosten mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan informatie over (de voorbereiding van) het beleid van een bestuursorgaan.

3) Verplicht openbare informatie, tenzij …

De categorieën informatie die vallen onder artikel 3.3 lid 2 Woo moeten verplicht openbaar gemaakt worden, tenzij op (delen van) de informatie één van de in de wet genoemde uitzonderingen van toepassing is. Documenten die onder dit artikel vallen zijn bijvoorbeeld een Woo-verzoek en het besluit op dat verzoek. 

4) Actieve openbaarmaking in de vorm van overzichten

Bepaalde categorieën van informatie kunnen door een bestuursorgaan in de vorm van een digitaal raadpleegbaar overzicht openbaar gemaakt worden. Het gaat bijvoorbeeld om beschikkingen en schriftelijke oordelen in klachtenprocedures. In plaats van de openbaarmaking van deze integrale documenten worden daaruit de wezenlijke elementen in een overzicht gepresenteerd. Op openbaarmaking van deze informatie zijn uitzonderingen mogelijk. 

Platform PLOOI

De informatie moet uiteindelijk geopenbaard worden op het zogenoemde platform PLOOI: Platform Open Overheidsinformatie.[1] Dit platform is nog niet in werking. Tot de inwerkingtreding kunnen bestuursorganen documenten actief openbaar maken via bijvoorbeeld de eigen website.

Wanneer geen actieve openbaarmakingsplicht?

Net als de Wob kent ook de Woo een opsomming van uitzonderingsgronden, op basis waarvan openbaarmaking van informatie achterwege kan blijven. De belangrijkste wijzigingen zien op de volgende uitzonderingsgronden:

• Bescherming van concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;
• Bescherming van het milieu;
• Beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;
• Het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen;
• Onevenredige benadeling; en
• Persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad

Procedurele aspecten

Woo-verzoek
Wanneer een gedeelte van een document niet openbaar wordt gemaakt, bijvoorbeeld in verband met een uitzonderingsgrond, dan dient dit bij de openbaarmaking te worden vermeld. Deze mededeling is niet appellabel. Indien een persoon het daar niet mee eens is, kan hij of zij een Woo-verzoek indienen.

Zienswijze
Een bestuursorgaan moet belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen hebben bij de actieve openbaarmaking van documenten, in de gelegenheid stellen om voorafgaand een zienswijze in te dienen.

Voorlopige voorziening
Een bestuursorgaan moet de belanghebbende die naar verwachting bedenkingen heeft bij de actieve openbaarmaking, meedelen dát en wanneer de informatie openbaar wordt gemaakt. De belanghebbende kan vervolgens een voorlopige voorziening vragen om openbaarmaking tegen te gaan.

Openbaarmakingstermijn

De openbaarmaking van specifieke informatie geschiedt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na vaststelling of ontvangst van de informatie. Op deze hoofdregel bestaan enkele uitzonderingen. Deze zijn te vinden in artikel 3.3 lid 5 Woo.

Wob of Woo?

De regels uit de Woo over verplichte openbaarmaking zijn niet van toepassing op informatie die is vastgesteld of ontvangen vóórdat de Woo in werking is getreden. Daarop is de Wob van toepassing.

Stappenplan implementatie Woo

De rijksoverheid heeft voor rijksorganen de ‘Handreiking; actief openbaar maken doe je zo!’ en een stappenplan gepubliceerd.[2] Dit stappenplan en deze handreiking zijn ook relevant voor gemeenten. De belangrijkste elementen hieruit nemen we hieronder op.

Stap 0: Terreinverkenning om te bepalen waar de organisatie staat ten aanzien van actieve openbaarmaking;|
Stap 1: Stel de ambitie vast. De ambitie kan zich beperken tot de verplichte categorieën van de Woo, maar wordt bij voorkeur ruimer geformuleerd, om daarmee te voldoen aan de inspanningsverplichting;
Stap 2: Onderzoek de impact die de implementatie gaat hebben op de organisatie; [3]
Stap 3: Bepaal de aanpak om tot de implementatie te komen;
Stap 4: Richt een programma of project in;
Stap 5: Bereid de aansluiting op PLOOI voor;
Stap 6: Bereid medewerkers binnen de organisatie voor op wat er gaat veranderen;
Stap 7: Richt de monitoring en rapportage in;
Stap 8: Pas de systemen en werkprocessen aan.

Juridisch en bestuurlijk [4]

• Stel de ambitie vast welke informatie en documenten actief openbaar worden gemaakt en breng daar een prioritering in aan.
• Stel beleid vast over welke informatie geopenbaard wordt en de wijze waarop deze informatie geopenbaard wordt.
• Stel werkprocessen op voor de afdelingen die deze informatie moeten openbaren.
• Maak een keuze voor welke wijze van openbaarmaking per categorie wordt gekozen.
• Wanneer informatie geopenbaard wordt in de vorm van een overzicht; werk deze dan elke twee weken bij.
• Houd in de gaten wanneer voor welke categorie de inwerkingtreding is.
• Zorg voor een goede verantwoording van de uitvoering van de Woo in de begroting.
• Bereid de betrokken medewerkers voor op de wijzigingen en de nieuwe werkwijzen. Besteed daarbij tevens aandacht aan het gewenste nieuwe gedrag: ‘transparant en openbaar werken’.

Processen en systemen [5]

• Bereid de implementatie voor door middel van een impactanalyse;
• Bepaal de implementatiestrategie en aanpak, die passen bij het gekozen ambitieniveau;
• Pas de betreffende processen aan:
  - Breng het huidige proces in kaart
  - Breng het gewenste, nieuwe proces in kaart
  - Breng de wijze van archivering in kaart, als afrondend onderdeel van het nieuwe proces
• Pas de betreffende systemen aan (waar nodig):
  - Maak de systemen geschikt voor het toevoegen van metadata: bijv. aangeven dat een document openbaar gemaakt moet worden;
  - Pas de betreffende templates aan ten behoeve van het scheiden van informatie die niet in aanmerking komt voor actieve openbaarmaking;
  - Pas hulpsoftware (zoek- en laksoftware) aan, of implementeer dit indien nodig;
  - Bepaal de wijze van beheer van de aangepaste systemen en software;
  - Bereid de aansluiting op PLOOI voor;
• Richt de monitoring en rapportage in zodat bepaald kan worden of openbaar gemaakt wordt wat is afgesproken en of de eerder vastgestelde ambitie behaald wordt.

[1] https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/rijksoverheid/plooi-platform-open-overheidsinformatie

[2] https://www.informatiehuishouding.nl/handreiking

https://www.informatiehuishouding.nl/stappenplan

[3] Hiervoor kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van de Inventarisatiesheet Actieve Openbaarmaking van de rijksoverheid.

[4] Gebaseerd op de Handreiking van Wob naar Woo van de VNG in samenwerking met advocatenkantoor Pels Rijcken, p. 34.

[5] Gebaseerd op de ‘Handreiking, openbaar maken doe je zo! Van de Rijksoverheid p.11- 14’.