Is uw UBO al ingeschreven? De tijd dringt!

Per 27 september 2020 is in Nederland het UBO-register live gegaan. Alle entiteiten zijn vanaf die datum in beginsel verplicht hun UBO in te schrijven. Zie de blog van 21 september 2020 van Harm Jan Tulp hierover. Wilt u weten wie ook al weer als UBO wordt aangemerkt? Lees dan zijn blog van 30 maart 2020.

Een korte herhaling over wat een UBO is, wie dat kan zijn en hoe je dat vaststelt:

• Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende;
• Een UBO is altijd een natuurlijk persoon;
• Iedere entiteit heeft altijd ten minste één UBO;
• Een UBO is degene die meer dan 25% van het kapitaal of de zeggenschap heeft in een rechtspersoon of andere entiteit; en
• Als volgens dat criterium geen UBO kan worden aangewezen, dan moet een pseudo-UBO worden aangewezen. Dat is iemand van het hoger leidinggevend personeel: vaak is dat de directeur.

Over het UBO-register is heel in het kort het volgende te zeggen:

• Entiteiten die zich vanaf 27 september 2020 in het Handelsregister inschrijven, moeten meteen hun UBO registreren; en
• Entiteiten die op 27 september 2020 al waren ingeschreven, krijgen daarvoor 18 maanden de tijd.

Wat moet er in het UBO-register worden ingeschreven, en wie kan dat allemaal zien?

Iedereen kan na inlevering van EUR 2,50 bij het Handelsregister de volgende informatie met betrekking tot ieder UBO zien:

• de voor- en achternaam;
• de geboortemaand en het geboortejaar;
• de nationaliteit;
• het land van verblijf; en
• de aard en omvang van het economisch belang van die UBO.

Van de UBO moet ook worden geregistreerd:

• de geboortedag- en plaats;
• het geboorteland;
• het BSN- of buitenlands fiscaal nummer;
• kopie-ID; en
• documenten die zijn UBO-schap onderbouwen.

Deze gegevens zijn niet openbaar. Alleen opsporingsinstanties kunnen die zien.

De registratietermijn is als gezegd gestart op 27 september 2020. Omdat 27 maart 2022 een zondag is (en het Handelsregister ‘s weekends gesloten is), valt de laatste dag van de registratietermijn al op 25 maart 2022. Op dit moment (december 2021) heeft nog maar zo’n 15% van alle entiteiten die op 27 september 2020 waren ingeschreven in het Handelsregister, voldaan aan de registratieplicht. Ergo: 85% moet dat nog doen. Daarvoor is niet veel tijd meer.

Dat UBO-register, is dat niet in strijd met de AVG? Het Europese Hof van Justitie buigt zich naar verwachting in mei 2022 over die vraag. Dan is de aanlooptermijn al verstreken. Ondanks deze procedure is de kans dat de Nederlandse wetgever de aanlooptermijn nog zal verlengen, nihil. Nederland was al te laat met het openen van het UBO-register.

De wettelijke verplichting tot inschrijving van de UBO is opgenomen in de Handelsregisterwet. Niet-naleving van de verplichting om de UBO te registeren, is een economisch delict waarop een boete van maximaal EUR 21.750 staat. Let wel, dat is per entiteit. Het nalaten van een UBO-registratie kan dus behoorlijk in de papieren lopen. Ook kan een dwangsom worden opgelegd. De Belastingdienst is belast met de handhaving van deze verplichting. De verwachting is dat zij ook meteen na het verstrijken van de deadline met handhaven zal beginnen.

Schrijf daarom de datum van 25 maart 2022 met viltstift in uw agenda. Of schrijf de UBO vandaag nog in. Dat kan online en is kosteloos.

Vragen? Bel of mail Harm Jan Tulp.