Een aanbestedende dienst wijzigt de (overheids)opdracht nadat de aanbesteding is gegund. De inschrijver is aan de slag gegaan en daarna komen aanbesteder en inschrijver een nieuwe of aanvullende opdracht overeen. Mag dat zomaar? Die vraag wordt ons met regelmaat gesteld.
Het overeenkomen van een nieuwe of aanvullende opdracht na aanbesteding is maar zeer beperkt mogelijk. In principe geldt als hoofdregel dat een overheidsopdracht alleen na een nieuwe aanbestedingsprocedure kan worden gewijzigd. Een aanbestedende dienst is verplicht er op toe te zien dat een overheidsopdracht wordt uitgevoerd in overeenstemming met de voorwaarden op basis waarvan een gunning heeft plaats gevonden. De wet kent echter een paar uitzonderingen:
1. De minimisregeling
2. Herziening clausules
3. Aanvullende werken, diensten of leveringen
4. Onvoorziene omstandigheden
5. Vervanging van de opdrachtnemer
6. Niet wezenlijke wijziging
Deze zes uitzonderingen licht ik hierna toe.
De minimisregeling maakt een uitzondering voor kleine wijzigingen.
Een overheidsopdracht kan zonder nieuwe aanbestedingsprocedure worden gewijzigd, als:
Ook mag een opdracht worden gewijzigd als de aanbestedingsstukken duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausules bevatten. In deze clausules dient de omvang en de aard van de mogelijke wijziging opgenomen te zijn. De voorwaarden waaronder de opdracht die mag worden gewijzigd, zijn dan vermeld in de aanbestedingsstukken. Ook voor een wijziging op grond van een herzieningsclausule geldt dat de algemene aard van de opdracht niet mag worden gewijzigd. De wet stelt geen eisen aan de geldelijke waarde van de wijziging op basis van een herzieningsclausule.
Als er sprake is van noodzakelijk geworden ‘aanvullende werkzaamheden’, die niet in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken waren opgenomen dan mag de aanbesteder deze werkzaamheden door de inschrijver laten uitvoeren:
Daarnaast mag een opdracht worden gewijzigd op het moment dat er sprake is van onvoorziene omstandigheden. De behoefte aan een wijziging moet het gevolg zijn van een omstandigheid die een zorgvuldige aanbestedende dienst niet kon voorzien. De verhoging van de prijs mag niet meer bedragen dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. De wijziging mag ook hier geen verandering in de algemene aard van de opdracht met zich meebrengen. Een wijziging dient te worden aangekondigd via TenderNed.
Voor vervanging geldt dat de nieuwe opdrachtnemer voldoet aan de in de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure gestelde geschiktheidseisen en de overheidsopdracht niet op andere punten wezenlijk wordt gewijzigd.
Als een beroep op een van de hiervoor genoemde gronden niet mogelijk is, is wijziging van een overheidsopdracht zonder nieuwe aanbestedingsprocedure op grond van artikel de Aanbestedingswet toegestaan, als de wijziging niet ‘wezenlijk’ is.
Een wijziging is in ieder geval ‘wezenlijk’, als :
Hierboven heb ik kort de mogelijkheden geschetst voor het wijzigen van een overheidsopdracht na een aanbestedingsprocedure. Voor meer vragen kunt u contact opnemen met Ruth Pruim.
Als er een probleem is, moet je je schouders eronder zetten. Ervoor willen gaan en betrokken zijn. Ik denk dat cliënten mijn drive ook voelen. Ik ben oplossingsgericht en wind er meestal geen doekjes om. Dat is ook wel eens confronterend, maar ik geloof erin dat bedrijf, mens en proces daarbij gebaat zijn. Ik denk als ondernemer, heb die ervaring en houd van de dynamiek. Het stelt me in staat om over de bredere context van een case met een cliënt mee te denken. “Niet je punt willen maken maar een oplossing bieden, daar is de cliënt bij gebaat”.