De vormvereisten van inschrijving op een aanbesteding

  • event17-02-2020
  • schedule10:00
  • timer5 minuten

One strike, you’re out


Een inschrijving op een aanbesteding wordt regelmatig als ingewikkeld ervaren. Náást de vele (soms technische) specificaties die bij een inschrijving worden verlangd, is ook dikwijls de inschrijving zelf aan strikte en gedetailleerde vormvereisten onderworpen. Vaak worden zelfs het lettertype, -grootte en een maximaal aantal pagina’s voorgeschreven. Ondanks de duidelijkheid van deze vormvoorschriften, gaat het toch vaak fout. De vorm en inhoud van de inschrijvingsformulieren ondergaan namelijk een strenge toetsing. Door één klein foutje kan uw gehele inschrijving al ongeldig worden verklaard: ‘one strike, you’re out’. Dit maakt dat ondernemers regelmatig opdrachten mislopen door slechts een simpele fout. Steevast rijst dan de vraag: ‘wat is er aan te doen?’ Daarom besteden we in deze blog aandacht aan de mogelijkheid tot het herstellen en aanvullen van fouten in uw inschrijving.

Vormvereisten
Op het moment dat u zich inschrijft op een aanbesteding, wordt u vaak geconfronteerd met vele vormvereisten. De reden daarvoor is dat de inschrijvers allemaal evenveel ruimte krijgen om hun inschrijving vorm te geven. Daarnaast moeten de inschrijvingen controleerbaar zijn. Als u eenmaal uw inschrijving heeft ingediend, dan mag u deze in principe niet meer aanpassen. Dit zou namelijk strijd opleveren met het gelijkheids- en transparantiebeginsel. Het zou oneerlijk zijn tegenover uw concurrenten wanneer u – tot zelfs na de uitslag van de aanbesteding – nog een andere of aangepaste inschrijving in zou mogen dienen. Gelijke monniken, gelijke kappen.

Oeps! Foutje …
Sommige vormvereisten zijn echter zo nauwgezet dat het onredelijk zou zijn als dit zou leiden tot een ongeldige inschrijving. Zeker wanneer het geschonden vormvereiste eigenlijk een trivialiteit betreft. Zelfs de beste breister laat wel eens een steekje vallen. Voor dergelijke fouten is er daarom tóch een herstelmogelijkheid in het leven geroepen.

De reikwijdte van die herstelmogelijkheid is echter beperkt. In beginsel is voor herstel geen ruimte, tenzij het gaat om een eenvoudige precisering, of wanneer sprake is van een kennelijke materiële fout die zich eenvoudig recht laat zetten. Dit mag er echter niet toe leiden dat er in werkelijkheid een nieuwe of andere inschrijving wordt voorgesteld. Dit zou namelijk oneerlijk zijn tegenover uw concurrenten. De deadline voor het indienen van de inschrijving is immers al verstreken.

Welke fouten lenen zich dan wel voor herstel? Voor herstel is in ieder geval vereist dat duidelijk uit de context van de inschrijving blijkt wat u eigenlijk bedoelde, bijvoorbeeld in geval van een overduidelijke verschrijving of typo. Ook wordt gekeken of de uitsluiting niet disproportioneel is.

Een inschrijving waarbij een verplicht voorgeschreven bedrag van € 57.47, per ongeluk op de inschrijvingsstaat was opgenomen als € 57.74 mocht tegen die achtergrond achteraf worden hersteld. Het was duidelijk dat het hier om een verschrijving ging, terwijl een uitsluiting van de inschrijving vanwege een verschil van € 0,27 wel erg streng werd bevonden.

Bij een kennelijke materiële fout kunt u denken aan het hanteren van een verkeerd lettertype, of -grootte of het meesturen van een onjuist, maar niet verplicht voorgeschreven document. Dergelijke fouten mogen in uitzonderlijke gevallen worden hersteld of aangevuld. Een voorbeeld (JAAN 2016/51) van een kennelijk materiële fout is de inschrijving waarbij twee formulieren ieder in een aparte envelop moesten worden ingediend. De inschrijver had de beide brieven omgewisseld en in de verkeerde enveloppen gedaan. Als gevolg daarvan werd de inschrijving ongeldig verklaard. Omdat alle vereiste documenten echter vóór de inschrijvingstermijn binnen waren, was van een materieel andere inschrijving geen sprake. Deze kennelijk materiële fout kon dus door een eenvoudige wissel alsnog worden hersteld.

Nog een voorbeeld
Het gebruiken van een verkeerde lettergrootte lijkt zich op het eerste oog te lenen voor een eenvoudig herstel. Dit is echter niet altijd het geval, zo laat de volgende procedure uit 2018 zien (JAAN 2018, 236). In een aanbesteding was als vormvoorschrift voor de in te dienen documentatie bindend het lettertype Verdana, lettergrootte 9 punten voorgeschreven. Eén van de inschrijvers had bij zijn inschrijving een afbeelding van een excel-overzicht toegevoegd, welke bij de overzetting echter kleiner was uitgevallen. Hierdoor was de lettertype in het excel-overzicht voor het oog verkleind van 9 punten naar 5 punten. Ondanks het gegeven dat het maximum aantal pagina’s niet was overschreden, ook niet indien de afbeelding op de juiste grootte zou zijn opgenomen, oordeelde de voorzieningenrechter dat het geschonden vormvoorschrift zich niet leende voor een eenvoudig herstel. Anders zou het gebruik van – voor een ieder geldende – vormvoorschriften verworden tot een dode letter.

Ter extra toelichting op dit oordeel noemde de voorzieningenrechter nog dat de tabel op zichzelf al informatie verstrekt, via de samenhang tussen de hoofdkop en de informatie in de kolom. Als de tabel zou worden weggehaald of vergroot, dan zou ook de samenhang en daarmee corresponderende informatie veranderen. Deze materiële wijziging zou daarom neerkomen op een andere inschrijving en dat is nu juist in strijd met het transparantie en gelijkheidsbeginsel.

Gissen doet missen
Het is dus maar de vraag of en wanneer er sprake is van een ‘kennelijk materiële fout’ of een ‘eenvoudige precisering’. Dit is niet altijd duidelijk. Het is dus belangrijk dat u tijdig controleert of uw inschrijving aan de vormvereisten voldoet. Een fout is echter snel gemaakt. Daarmee loopt u het risico de opdracht mis te lopen. In uitzonderlijke gevallen mag u een fout herstellen of aanvullen, maar deze mogelijkheid wordt lang niet altijd geboden. Wees dus kritisch en precies bij de inschrijving. Voorkomen is beter dan genezen. Mocht er echter toch iets zijn misgegaan, dan loont het altijd de moeite om na te gaan of de fout tóch niet voor herstel in aanmerking komt.

Heeft u vragen over de vormvereisten van een inschrijving op een aanbesteding? Of is het kwaad al geschied en vraagt u zich af of u een fout mag herstellen? Neem dan gerust contact op met Maarten Hemmes.

Uw eerste aanspreekpunt:

Maarten Hemmes

Mensen omschrijven mij als een beta-jurist. Dat klopt ook wel. Ik ben analytisch, vind het leuk om structuur aan te brengen in juridische problemen en om vervolgens de puzzels op te lossen. Ik denk graag een zet vooruit. Zoals ik dat ook doe als schaker op landelijk niveau.