De geheimhoudingsplicht van een notaris

“Een notaris is verplicht, voor zover niet bij wet anders is bepaald, geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles wat hem in het kader van zijn werkzaamheden is toevertrouwd”. (artikel 22 van de Wet op het Notarisambt). In deze blog leest u over de geheimhoudingsplicht van een notaris.

De notaris en ook zijn medewerkers blijven gehouden aan deze wettelijke geheimhoudingsplicht. Ook na het eindigen van de opdracht en ook nadat men niet meer werkzaam is in het notariaat geldt de geheimhoudingsplicht van een notaris.

De grondslag voor de geheimhoudingsplicht van een notaris en het daaraan gekoppelde verschoningsrecht is gelegen in het algemene rechtsbeginsel dat bij een beperkte groep vertrouwenspersonen, waaronder notarissen, het maatschappelijk belang dat de waarheid aan het licht komt, moet wijken voor het maatschappelijk belang dat eenieder zich vrijelijk en zonder vrees voor openbaarmaking van het besprokene bijstand en advies kan vragen van onder andere een notaris. Schending van het beroepsgeheim kan leiden tot tuchtrechtelijke sancties en is zelfs strafbaar gesteld in het wetboek van Strafrecht.

De geheimhoudingsplicht van een notaris is, zoals ook wel blijkt uit artikel 22 van de Wet op het Notarisambt, niet absoluut. Een notaris is in bepaalde gevallen verplicht om aan de belastingdienst, politie en justitie informatie te verstrekken over het betalingsverkeer dat via zijn rekening verloopt. Ook heeft de notaris ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme een meldingsplicht voor ongebruikelijke transacties.

Ook in erfrechtkwesties speelt de geheimhoudingsplicht van een notaris een grote rol. In mijn praktijk heb ik regelmatig te maken met nabestaanden die volledig verrast worden door bijvoorbeeld een onterving. Zij blijven achter met veel vragen. Ook komt het regelmatig voor dat nabestaanden twijfelen aan de geldigheid van het testament omdat zij menen dat de overledene op het moment van het maken van het testament niet wilsbekwaam was.

De notaris die het testament heeft opgesteld, is degene die aan de hand van zijn dossier duidelijkheid kan scheppen over de totstandkoming van het testament en over de beweegredenen van de overledene.

De toevertrouwde informatie van de overledene mag vanwege de geheimhoudingsplicht van een notaris niet gedeeld worden met de nabestaanden. Ook in een juridische procedure, bij voorbeeld over de geldigheid van een testament, dient een notaris zich tegenover een rechter te verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen.

Over een mogelijke inbreuk op het verschoningsrecht van de notaris, dus over de vraag of de geheimhoudingsplicht van een notaris moet wijken voor het belang van de waarheidsvinding, wordt regelmatig geprocedeerd.  Een beslissing dat een inbreuk op het verschoningsrecht gerechtvaardigd is en dat de notaris aldus gehouden is om (stukken uit) zijn dossier af te geven, dient te voldoen aan zeer strenge motiveringseisen. De voorvraag die in dergelijke zaken beantwoord dient te worden, is of de gevraagde stukken wel informatie betreffen die aan de notaris is toevertrouwd.

Het gerechtshof Amsterdam heeft in de uitspraak van 7 december 2022 (C/13/724257 / KG ZA 22-906) de veroordeling in eerste aanleg van een notaris om stukken uit het notarisdossier ter beschikking te stellen aan onterfde familieleden grotendeels in stand gelaten.

In deze zaak ging het om een oude dame met een zeer kwetsbare (mentale) gezondheid die haar testament had gewijzigd en haar buurman en mantelzorger tot haar enige erfgenaam had benoemd. De notaris in wiens protocol het testament was verleden, is een jaar na het verlijden van het testament uit het ambt ontzet en strafrechtelijk veroordeeld vanwege het verduisteren van derdengelden en het vervalsen van stukken.  Twee onterfde familieleden zijn een procedure gestart ter zake de geldigheid van het testament. De notaris die benoemd is tot waarnemer van het protocol weigerde met een beroep op de geheimhoudingsplicht van een notaris om het dossier aan de familieleden van de overledene af te geven.

Het hof overweegt in dit arrest dat tot uitgangspunt heeft te gelden dat het weliswaar aan de notaris is om te bepalen welke stukken onder de geheimhoudingsplicht van een notaris vallen en welke niet en dat de notaris daarop slechts een beperkte toelichting kan verstrekken om te voorkomen dat toch openbaar wordt wat verborgen moet blijven. Het hof oordeelt dat in deze zaak meer eisen gesteld worden. In dit bijzondere geval is door de overledene aan de notaris zelf niets toevertrouwd; de notaris beschikt immers slechts over het dossier omdat de notaris over het protocol beschikt. Het hof geeft aan dat het om deze reden met name aankomt op de aard van de stukken.

Het hof oordeelde ten aanzien van een e-mail die in het dossier zou zitten dat het redelijkerwijs uitgesloten is dat deze e-mail te gelden heeft als door de overledene aan de notaris toevertrouwd omdat in de procedure was komen vast te staan dat de overledene niet over een e-mailaccount beschikte. Een toelichting waarom deze e-mail desondanks onder de geheimhoudingsplicht van een notaris viel, is uitgebleven.

Ten aanzien van correspondentie in het dossier overweegt het hof dat het gezien de toestand van de overledene onaannemelijk is dat zij met het oog op het opmaken van het testament zelf met het kantoor heeft gecorrespondeerd. Naar het oordeel van het hof is een uitzondering op het uitgangspunt dat het aan de notaris is om te bepalen welke stukken onder de geheimhoudingsplicht van een notaris vallen, zonder nadere toelichting van deze selectie, op zijn plaats gelet op het gegeven dat zich op het kantoor waar de akte is verleden, ongeregeldheden hebben voorgedaan en dat de notaris die over het dossier beschikt zelf nooit contact heeft gehad met de overledene. Een nadere toelichting waarom het onder de geheimhoudingsplicht van een notaris viel is echter uitgebleven; het hof laat de beslissing van de voorzieningenrechter in eerste aanleg in stand en oordeelt dat de notaris de zich in het dossier bevindende correspondentie dient af te geven.

Heeft u naar aanleiding van deze blog vragen over de geheimhoudingsplicht van een notaris? Neem dan gerust contact op met Veronique Wegter.